Kletterverein: von Google Sheet zu Kreneau
Ein Kletterverein in Paris mit rund hundert Mitgliedern, zehn Fenstern pro Woche und einem Google Sheet, um zu wissen, wer zu welcher Einheit kommt. Eine sehr verbreitete Organisation, die eine Zeit lang funktioniert hat und am Ende mehr kostete, als sie einbrachte.
Der Ausgangspunkt
Das Prinzip war einfach: eine geteilte Tabelle, in die die Mitglieder ihren Namen neben die Einheiten schrieben. Für einen Verein dieser Größe ist das der natürliche Reflex. Alle kennen das Werkzeug, es ist kostenlos, und es wird mit einem Link geteilt.
Das Problem war anfangs nicht sichtbar. Es zeigte sich im Gebrauch, Woche für Woche.
Was die Tabelle wirklich kostete
Zeit, jede Woche. Die folgende Woche musste vorbereitet werden: die Fenster übertragen, die Formatierung wieder in Ordnung bringen, prüfen, ob die Daten zu den richtigen Tagen passten. Mindestens zehn Minuten pro Woche, also mehr als vierzig Minuten im Monat, für Arbeit, die nichts Neues hervorbrachte.
Formatierung, die gepflegt werden musste. Eine Tabelle, die hundert Leuten offensteht, bleibt nicht von allein ordentlich: Eine verschobene Zelle oder eine falsch eingefügte Zeile genügt, damit der Bogen für alle anderen schlechter lesbar wird. Das musste regelmäßig gerichtet werden.
Ein Risiko bei den Daten. In einer Tabelle garantiert nichts, dass „Dienstag, 14." tatsächlich auf einen Dienstag fällt oder dass nicht das Datum der Vorwoche übernommen wurde. So ein Fehler kann unbemerkt bleiben, bis jemand bei der falschen Einheit auftaucht.
Mitglieder, die den Bogen nicht mehr öffnen konnten. Das ist der Punkt, der den Verein zum Wechsel brachte. Der Link gab eigentlich allen das Recht, die Tabelle zu bearbeiten. Trotzdem gingen im Vereinspostfach regelmäßig Anfragen nach „Bearbeiter"-Zugriff von blockierten Mitgliedern ein. Manche mussten den Link jedes Mal von Hand kopieren, um die Datei zu öffnen, was vorher nicht nötig war. Andere konnten sie aus der App auf dem Handy nicht öffnen, während am Computer alles funktionierte. Niemand hat je herausgefunden, woran es lag.
Das Einzige, was half: einen neuen Bogen anlegen und den neuen Link überall neu verteilen. In der WhatsApp-Gruppe des Vereins, auf seiner Website und bei den Partnervereinen, die an bestimmten Tagen mitklettern dürfen. Nach dem soundsovielten Vorfall dieser Art entschied der Verein, das Werkzeug zu wechseln.
Was eingerichtet wurde
Der Verein hat seine Fenster auf einem Kreneau-Anmeldebogen neu angelegt.
Rollen in den Fenstern. Die Einheiten unterscheiden zwischen Übungsleitung und Kletternden. Jede Person wählt beim Eintragen ihre Rolle, und der Bogen zeigt direkt, ob eine Einheit ihre Betreuung hat, ohne dass man Namen nachzählen muss.
Eine Vorlage für die gewöhnliche Woche. Die zehn wöchentlichen Fenster wurden einmal beschrieben und als Vorlage gespeichert. Die folgenden Wochen vorzubereiten heißt nicht mehr, eine Tabelle zu übertragen: Man wählt die Startwoche, die Anzahl der Wochen, und die Fenster werden erzeugt, frei von Anmeldungen.
„Jede Woche habe ich mindestens zehn Minuten damit verbracht, die Tabelle neu zu machen, die Formatierung wiederherzustellen und die Daten zu prüfen. Jetzt steht die Vorlage: drei Klicks, und der Monat ist online."
Der Kalenderverantwortliche des Vereins
Daten, die nicht mehr falsch sein können. Auf dem Bogen werden die Tage in einem Kalender gewählt, und der Wochentag wird aus dem Datum berechnet. Ein „Dienstag, 14.", der an einem Mittwoch steht, ist schlicht nicht mehr möglich.
Ein Link, der sich nicht mehr ändert. Er öffnet sich, wie er ist, ohne Konto und ohne Zugriffsanfrage, auf dem Handy wie am Computer. Und er bleibt von Monat zu Monat derselbe, da die neuen Wochen im selben Bogen erzeugt werden. Der Link in der Gruppe, auf der Website und bei den Partnern muss nicht mehr ersetzt werden.
Was sich für die Mitglieder geändert hat
Der Verein beobachtet mehr Anwesenheit und weniger unangekündigtes Fehlen bei den Einheiten.
Seine Erklärung dafür ist einfach: Das Werkzeug ist leicht zu bedienen, also scheuen die Mitglieder das Eintragen nicht mehr - und vor allem das Austragen nicht. Seine Zeile in einer Tabelle zu suchen, um den Namen zu löschen, war ein Aufwand, den viele nicht betrieben. Auf dem Bogen sind es zwei Klicks.
Das Ergebnis: Der Anmeldebogen passt besser zur Wirklichkeit. Die angezeigte Zahl der Angemeldeten liegt näher an der Zahl der tatsächlich anwesenden Kletternden, und die Übungsleitung bereitet die Einheit auf verlässlicherer Grundlage vor.
Die Grenzen, offen gesagt
Ein Kreneau-Bogen hat keinerlei Zugriffsrechte: Wer den Link hat, kann ihn ändern oder eine Anmeldung entfernen.
Für den Verein ist das kein Verlust: Der Link zu seinem Google Sheet gab ohnehin allen das Recht zu bearbeiten, und die Tabelle diente nicht dazu, zu steuern, wer was ändert. Eine Einrichtung, die wirklich einschränken muss, wer was ändert, oder jede Änderung nachvollziehen will, wird ein anderes Werkzeug wählen müssen.
Der Bogen verwaltet auch keine Beiträge, Lizenzen oder Atteste und verschickt keine Erinnerung vor den Einheiten. Diese Themen bleiben getrennt zu regeln.
Was andere Vereine daraus mitnehmen können
- Messen Sie die Zeit, die die Tabelle wirklich kostet. Zehn Minuten pro Woche wirken belanglos, bis man sie über eine Saison addiert.
- Achten Sie darauf, wie leicht das Austragen ist, nicht nur das Eintragen. Davon hängt ab, ob die Liste die tatsächliche Anwesenheit abbildet.
- Machen Sie die Betreuung sichtbar. Eine Rolle „Übungsleitung" mit Minimum erspart es, das Problem erst an der Hallentür zu entdecken.
- Bereiten Sie monatsweise vor. Ein Bogen umfasst 42 kommende Tage: einen Monat auf einmal zu erzeugen entspricht dem natürlichen Rhythmus eines Vereins.
Das vollständige Vorgehen, Schritt für Schritt, steht im Leitfaden für Anmeldungen im Sportverein. Wenn Ihr Verein noch zwischen Anmeldebogen und Terminumfrage schwankt, erklärt der Vergleich mit Doodle und Framadate, warum das nicht dieselben Werkzeuge sind.
Eine andere Einrichtung hat einen vergleichbaren Wechsel aus anderen Gründen vollzogen: eine Hilfsorganisation, die Framacalc verlassen hat, weil ihre Ehrenamtlichen sich vom Handy aus nicht eintragen konnten.
Wollen Sie sehen, wie ein Bogen mit Kletterfenstern aussieht? Probieren Sie den unten stehenden aus und legen Sie dann den Ihres Vereins an. Und zum allgemeinen Aufbau eines Bogens: Er ist hier beschrieben.