Kreneau: die Alternative zu Doodle und Framadate

Doodle und Framadate sind Umfragen: Ihre Aufgabe ist es, einen Termin zu finden. Man schlägt mehrere mögliche Zeiten vor, jeder kreuzt an, was ihm passt, und man nimmt den Termin, der den meisten passt. Um einen Besprechungstermin festzulegen, ist das genau das richtige Werkzeug, und nichts im Folgenden sagt etwas anderes.

Schwierig wird es, wenn man eine Umfrage für etwas anderes einsetzt: damit sich Leute für bereits feststehende Slots anmelden. Dann arbeitet das Werkzeug gegen Sie, und das ist keine Geschmacksfrage - es liegt an der Form der Tabelle.

Eine Umfrage und ein Anmeldebogen sind nicht dasselbe

Eine Terminumfrage beantwortet die Frage „wann?". Sie vergleicht einige mögliche Termine miteinander, damit einer übrig bleibt. Die Tabelle ist dafür gebaut: ein paar Spalten, eine Zeile pro Person, und man liest das Ergebnis ab, indem man zählt, welche Spalten sich am besten gefüllt haben.

Ein Anmeldebogen beantwortet eine ganz andere Frage: „wer kommt wozu?". Die Termine stehen nicht mehr in Konkurrenz, sie bestehen alle nebeneinander. Man will keinen aussortieren, man will wissen, wer am Dienstag da ist und wer am Donnerstag.

Diese beiden Fragen erzeugen Tabellen von entgegengesetzter Form, und deshalb kann ein Werkzeug nicht beides gut.

Wie das konkret aussieht

Nehmen Sie einen Verein, der ein Quartal Training in eine Umfrage packt: drei Einheiten pro Woche über zwölf Wochen, also sechsunddreißig Spalten. Vierzig Mitglieder antworten.

Sie erhalten eine Tabelle mit vierzig Zeilen und sechsunddreißig Spalten, fast 1 500 Feldern, von denen die allermeisten leer sind. Das Mitglied, das zu einer einzigen Einheit kommt, belegt trotzdem eine ganze Zeile über alle sechsunddreißig Termine, mit einem einzigen Kreuz irgendwo darin. Um herauszufinden, wer am Donnerstag zum Training kommt, scrollen Sie seitlich bis zur richtigen Spalte und lesen dann vierzig Zeilen nach unten.

Auf dem Handy ist das schlicht nicht lesbar. Und an dem Tag, an dem sich jemand abmeldet, merkt es niemand: Die Zeile steht weiterhin da, sie hat nur ein Kreuz weniger von 1 500.

Das ist kein Mangel von Doodle oder Framadate. Das passiert, wenn man von einer Vergleichsmatrix die Arbeit einer Liste verlangt.

Im Vergleich

	Doodle	Framadate	Kreneau
Beantwortete Frage	Wann treffen wir uns?	Wann treffen wir uns?	Wer kommt zu welchem Slot?
Art des Werkzeugs	Terminumfrage	Terminumfrage	Anmeldebogen
Die Termine sind…	in Konkurrenz, einer bleibt übrig	in Konkurrenz, einer bleibt übrig	alle im Voraus festgelegt
Konto für Teilnehmer	Nein	Nein	Nein
Konto für Organisatoren	Je nach Nutzung	Nein	Nein
Lesbarkeit auf dem Handy	Ab wenigen Spalten schwierig	Ab wenigen Spalten schwierig	Dafür gebaut
Begrenzte Plätze pro Slot	Nein	Nein	Ja, Minimum und Maximum
Rollen innerhalb eines Slots	Nein	Nein	Ja, bis zu 8
Wiederkehrende Slots	Nein	Nein	Ja, Wochenvorlage zum Erzeugen
Geschäftsmodell	Kostenlose Variante und kostenpflichtige Tarife	Frei und quelloffen, getragen von Framasoft	Kostenlos

Eine Zeile verdient Hervorhebung, weil sie die Sache oft allein entscheidet: keines der drei Werkzeuge zwingt Teilnehmer zu einem Konto. Dort liegt der Unterschied nicht. Er liegt in der Form der Tabelle und darin, was sich darauf überhaupt ausdrücken lässt.

Wenn die Slots im Voraus feststehen

Kreneau stellt ausschließlich die zweite Frage. Die Slots stehen im Voraus fest - die Einheiten der Woche, die Dienste des Monats, die Zeiten eines Kurses - und jeder meldet sich für die an, die ihm passen. Keine Abstimmung, kein Termin, der ausgehandelt werden muss.

Jeder Slot trägt eine Uhrzeit, eine Beschreibung und, wenn Sie es brauchen, eine Mindest- oder Höchstzahl an Teilnehmern. Ein voller Slot meldet sich von selbst: Niemand kann sich mehr eintragen, und Sie müssen keinen Zähler von Hand führen.

Sie können außerdem Rollen innerhalb eines einzelnen Slots festlegen, bis zu acht. Bei einer Ausgabe „Fahrer" und „Begleitung", bei einem Kurs „Leitung" und „Teilnehmende", jeweils mit eigener Platzgrenze. Beim Anmelden wählt der Teilnehmer seine Rolle. Genau das kann eine Terminumfrage überhaupt nicht ausdrücken: Für sie ist ein Kreuz ein Kreuz.

Die Vorlage, wenn sich der Plan wiederholt

An dieser Stelle kommt fast immer ein Einwand: „Gut, aber mein Training ist jede Woche dasselbe - muss ich das jetzt zwölfmal eintippen?"

Nein. Sie legen eine Vorlage an, also eine Referenzwoche: sieben Tage mit ihren Slots, Zeiten und Rollen, genau so, wie eine gewöhnliche Woche aussehen soll. Sie können sie von Grund auf bauen oder aus einer bereits eingetragenen Woche vorbefüllen. Sie geben ihr einen Namen und speichern sie. Die Schaltfläche heißt im Bearbeitungsmodus genau so: „Vorlage".

Danach erzeugen Sie: Sie wählen den Starttag und die Anzahl der Wochen, bis zu vier auf einmal. Die Tage erscheinen mit allen Slots an ihrem Platz und selbstverständlich ohne die Anmeldungen - es sind neue Termine, keine Kopien der alten.

Sie können zwei Vorlagen pro Bogen speichern. In der Praxis ist das genau das, was man braucht, um die beiden Rhythmen zu trennen, die die meisten Einrichtungen haben: die gewöhnliche Woche und die Ferienwoche, oder die Saisonwoche und die reduzierte.

Hier wird der Unterschied zur Umfrage strukturell statt bloß praktisch. Doodle und Framadate kennen keine wiederkehrende Woche und können sie nicht kennen: Eine Umfrage vergleicht Termine miteinander, sie weiß nichts von dem Rhythmus, der sie hervorgebracht hat. Jeder neue Zeitraum beginnt wieder mit einer leeren Tabelle, Spalte für Spalte zu füllen.

Eine Klarstellung, damit Sie nicht mit einer falschen Vorstellung zurückbleiben: Ein Bogen umfasst 42 kommende Tage, also sechs Wochen. Die Vorlage erzeugt also keine ganze Saison in einem einzigen Zug. Der realistische Rhythmus ist dieser: eine Woche einmal eingetragen, ein Monat in wenigen Klicks erzeugt, und im Folgemonat fängt man wieder an. Für einen Verein heißt das, die Anmeldungen einmal im Monat vorzubereiten, statt fortlaufend eine Tabelle zu pflegen - die vollständige Einrichtung für einen Verein ist hier beschrieben.

Wie man vorgeht

Bogen erstellen. Ein Klick auf der Startseite. Keine Registrierung, kein Konto, auch nicht für Sie.
Tage anlegen. Ein Bogen umfasst bis zu 42 kommende Tage, also sechs Wochen. Vergangene Tage zählen nicht mit: Derselbe Bogen kann das ganze Jahr dienen, wenn Sie die Wochen nach und nach ergänzen.
Slots hinzufügen. Bis zu 21 pro Tag, mit Uhrzeit, Beschreibung und Platzgrenzen.
Duplizieren statt neu tippen. Ein Slot wird direkt darunter dupliziert, mit entsprechend verschobener Uhrzeit; auch ein ganzer Tag und eine ganze Woche lassen sich duplizieren. Das ist der nützliche Griff für eine einmalige Anpassung - für einen Plan, der sich wiederholt, nehmen Sie die oben beschriebene Vorlage.
Link teilen. Die Teilnehmer geben ihren Namen ein, auf Wunsch einen Kommentar, fertig.

Sie können den Bogen jederzeit ändern: Bereits erfolgte Anmeldungen bleiben bestehen.

Die Fehler, die am teuersten sind

Alles auf einmal vorbereiten wollen. Genau das erzeugt die oben beschriebene unlesbare Tabelle. Auf einem Anmeldebogen bereitet man stattdessen die kommenden Wochen vor, einen Monat auf einmal, im selben Bogen: Vergangene Tage rücken von selbst in einen eingeklappten Abschnitt.

Kein Maximum setzen. Ohne Grenze bemerken Sie die Überbuchung am Tag selbst. Ein Maximum ist keine Verwaltungsschikane: Es erspart Ihnen den Anruf, mit dem Sie jemanden wieder ausladen.

Slots zu vage beschreiben. „Dienstag 18 Uhr" sagt nicht, ob es der Anfänger- oder der Fortgeschrittenenkurs ist. Die Beschreibung ist genau dafür da, Anmeldungen am falschen Platz zu verhindern.

Weiter in eine Tabelle abschreiben. Das ist der hartnäckigste Reflex und der teuerste: Sobald eine zweite Wahrheitsquelle existiert, laufen beide auseinander. Und eine Tabelle aktuell zu halten kostet mehr, als man denkt: Ein Kletterverein verbrachte damit mindestens zehn Minuten pro Woche, Formatierung und Datumsprüfung inbegriffen, bevor er wechselte.

Und wenn Sie Framadate nutzen

Framadate ist freie, quelloffene Software, getragen von einem Verein, der wertvolle Arbeit leistet. Wenn Sie es für das nutzen, wofür es gebaut wurde - einen gemeinsamen Termin finden -, gibt es keinen Grund zu wechseln, und Kreneau wird es nicht ersetzen.

Der Fall, in dem sich die Frage stellt, ist enger: Sie haben feste Slots, Sie wollen, dass Leute sich dafür anmelden, und Sie kämpfen mit einer Tabelle, die in die falsche Richtung wächst. Nur dieser Fall. Dieselbe Überlegung gilt für Framacalc, die Tabelle von Framasoft: Eine Hilfsorganisation hat sie verlassen, aus einem sehr konkreten Grund - mehrere Ehrenamtliche schafften es nicht, sich vom Handy aus einzutragen.

Die Gemeinsamkeit, auf die es ankommt: Wie bei Framadate wird der Link so geteilt, wie er ist, und niemand muss ein Konto anlegen, um sich anzumelden.

Was wählen

Die Frage passt in einen Satz: Steht der Termin noch zur Entscheidung?

Ja, wir suchen noch das Wann. Doodle oder Framadate. Das ist ihr Handwerk, sie können es, und ein Anmeldebogen nützt Ihnen nichts.
Nein, die Slots stehen schon fest. Das ist die Aufgabe eines Anmeldebogens - und mehr macht Kreneau nicht.

Wenn Ihr Bedarf eher nach einer vollständigen Plattform aussieht, mit Zahlungen, Beiträgen und zu unterschreibenden Einverständniserklärungen, ist das hier nicht der nützliche Vergleich: Sehen Sie stattdessen Kreneau gegenüber SignUpGenius.

Und wenn Sie zuerst sehen möchten, wie ein gut aufgebauter Bogen aussieht, bevor Sie Ihren eigenen anlegen: die Standardstruktur ist hier beschrieben.

Ihre Slots stehen schon fest und Sie wollen einfach, dass Leute sich anmelden? Genau das macht der Bogen unten - probieren Sie ihn aus und legen Sie dann Ihren eigenen an.