Kreneau：Doodle と Framadate の代替ツール

Doodle と Framadate はアンケートです。その役割は日程を決めることにあります。候補となる日時をいくつか出し、各自が都合のよいところにチェックを入れ、いちばん多くの人に合う候補を採用する。会議の日程を決めるなら、まさに適切な道具であり、以下に書くことはそれを否定するものではありません。

問題が起きるのは、別の用途に使ったときです。つまり、すでに決まっているスロットに人を登録させようとしたときです。そこから道具はあなたに逆らって働きはじめます。これは好みの問題ではなく、表の形の問題です。

アンケートと登録シートは別物です

日程アンケートは「いつ？」という問いに答えます。いくつかの候補日を互いに比較して、一つを残すためのものです。表はそのために作られています。数列だけ、一人につき一行、そしてどの列がよく埋まったかを数えれば結果が読めます。

登録シートはまったく別の問いに答えます。「誰が何に来るのか？」です。日付はもう競合しません。すべてが並んで存在します。どれかを消すのではなく、火曜日に誰がいて木曜日に誰がいるかを知りたいのです。

この二つの問いは正反対の形の表を生みます。だからこそ一つの道具で両方をうまくこなすことはできません。

実際にどうなるか

四半期分の練習をアンケートに入れたクラブを考えてみてください。週三回を十二週間、つまり三十六列です。四十人の会員が回答します。

できあがるのは四十行 × 三十六列、およそ 1,500 マスの表で、その大半は空欄です。一回しか参加しない会員でも、三十六の日付すべてにまたがる一行をまるごと占有し、どこかに一つだけチェックが入っています。木曜の練習に誰が来るのかを知るには、横にスクロールして正しい列まで行き、そこから四十行分を縦にたどることになります。

スマートフォンでは、この読み方はそもそも不可能です。そして誰かがキャンセルした日も、誰も気づきません。その行はまだそこにあり、1,500 マスのうち一つ減っただけだからです。

これは Doodle や Framadate の欠点ではありません。比較のための行列に、リストの仕事をさせたときに起きることです。

比較

一つだけ強調しておきたい行があります。これだけで結論が決まることも多いからです。三つのどれも参加者にアカウント作成を求めません。違いはそこにはありません。違いは表の形と、そこに何を書き表せるかにあります。

スロットが事前に分かっているとき

Kreneau は二つめの問いだけを立てます。スロットは事前に分かっているもの（週ごとの練習、月ごとの当番、講座の時間割）であり、各自が都合のよいものに登録します。投票もなければ、決着をつけるべき日付もありません。

各スロットには時間帯、説明、そして必要なら参加者の最小人数・最大人数が付きます。満員のスロットは自分で満員と示します。誰も追加できなくなり、あなたが手作業でカウンターを見張る必要もありません。

同じスロットの中に役割を、最大八つまで設定することもできます。配布なら「運転」と「付き添い」、講座なら「講師」と「受講者」、それぞれに定員を持たせられます。登録時に参加者が役割を選びます。これこそ日程アンケートがまったく表現できないことです。アンケートにとって、チェックはチェックでしかありません。

テンプレート、予定が繰り返すとき

ここまで来ると、ほぼ必ず出てくる反論があります。「分かった、でも練習は毎週同じだ。十二回も入力し直すのか？」

いいえ。テンプレート、つまり基準となる一週間を定義します。七日分のスロット、時間帯、役割を、通常の一週間がこう見えてほしいという形のまま作ります。ゼロから組み立ててもよいし、すでに入力した週から事前に埋めることもできます。名前を付けて保存します。編集モードのボタンも「テンプレート」という名前です。

そのうえで生成します。開始する週をカレンダーで選び、次に週数を選びます。一度に最大四週間まで、まだ空いている週に作れます。日付はすべてのスロットが所定の位置に入った状態で現れ、当然ながら登録者は入っていません。古い日付の複製ではなく、新しい日付だからです。

シート一枚につきテンプレートを二つ保存できます。実際のところ、多くの団体が持つ二つのリズム、つまり通常週と学校休暇の週、あるいはシーズン中の週と縮小した週を区別するにはこれで足ります。

ここでアンケートとの違いは、実用上の差ではなく構造上の差になります。Doodle と Framadate には繰り返しの週という概念がなく、持ちようもありません。アンケートは日付どうしを比較するものであり、その日付を生んだリズムについては何も知らないからです。新しい期間はそのたびに空の表から始まり、一列ずつ埋めていくことになります。

誤解のないように一点だけ。シートが扱えるのは今後 42 日、つまり六週間です。テンプレートは一回の操作でシーズン全体を作るわけではありません。現実的なリズムはこうです。一週間を一度入力し、一か月分を数クリックで生成し、翌月にまた繰り返す。クラブにとっては、表計算を絶えず手入れする代わりに、一か月に一度登録の準備をすればよいということになります。クラブでの具体的な始め方はこちらで説明しています。

進め方

1. シートを作る。 トップページから一クリック。登録も不要、アカウントも不要、あなた自身にも不要です。
2. 日付を並べる。 一枚のシートは今後 42 日、六週間分まで。過ぎた日は数に入らないので、週を少しずつ足していけば同じシートを一年中使えます。
3. スロットを追加する。 一日あたり最大 21 個、時間帯・説明・定員付きで。
4. 入力し直さず複製する。 スロットはすぐ下に複製され、時間帯もその分ずれます。一日分、一週間分の複製もできます。これは単発の調整に便利な操作です。繰り返す予定なら、上で説明したテンプレートを使ってください。
5. リンクを共有する。 参加者は名前を入力し、必要ならコメントを添えるだけです。

シートはいつでも編集できます。すでに入っている登録はそのまま残ります。

いちばん高くつく間違い

すべてを一度に用意しようとする。 先ほど説明した読めない表ができあがります。登録シートでは、同じシートの中で、これから来る週を一か月ずつ用意していきます。過ぎた日はたたまれた欄にひとりでに収まります。

最大人数を設定しない。 上限がないと、定員超過に気づくのは当日です。最大人数は事務的な制約ではありません。誰かに電話して「今日は来ないでほしい」と伝えずに済むための仕組みです。

スロットの説明が曖昧。 「火曜 18 時」だけでは、初心者クラスなのか上級クラスなのか分かりません。説明は、まさに登録先の取り違えを防ぐためにあります。

表計算に書き写し続ける。 これはいちばん根強く、いちばん高くつく癖です。真実の情報源が二つできた瞬間から、両者はずれていきます。そして表計算を最新に保つ手間は思うより大きく、あるクライミングクラブは、書式の直しと日付の確認を含めて週に少なくとも十分をそこに使っていました。乗り換えるまでは。

Framadate を使っている場合

Framadate は自由ソフトウェアであり無料で、価値ある活動をしている団体が運営しています。本来の目的、つまり共通の日程を見つけるために使っているのなら、乗り換える理由はまったくありませんし、Kreneau がそれに取って代わることもありません。

問題になるのはもっと狭い場合です。スロットが固定されていて、人に登録してほしくて、間違った方向に伸びていく表と格闘している場合です。それだけです。同じ理屈は Framasoft の表計算 Framacalc にも当てはまります。ある支援団体がそこを離れました。理由はとても具体的で、何人かのボランティアが携帯電話から登録できなかったからです。

そして大事な共通点があります。Framadate と同じく、リンクはそのまま共有でき、登録するのに誰もアカウントを作る必要がありません。

どちらを選ぶか

問いは一文で足ります。日程はまだ決めるところですか？

• はい、まだ「いつ」を探しています。 Doodle か Framadate を。それが彼らの仕事で、うまくこなします。登録シートは役に立ちません。
• いいえ、スロットはもう決まっています。 それは登録シートの仕事であり、Kreneau がするのはそれだけです。

もし必要なものが、支払い・会費・同意書まで含む本格的なプラットフォームに近いなら、有益な比較はこちらではありません。Kreneau と SignUpGenius の比較をご覧ください。

自分で作る前に、よく構成されたシートがどんなものか見ておきたい場合は、標準的な構成をこちらで説明しています。

スロットはもう決まっていて、あとは人に登録してほしいだけですか。下のシートがまさにそれです。試してから、ご自分のシートを作ってください。