支援団体：Framacalc から Kreneau へ
食料を配るパリの支援団体。ボランティアはおよそ二十名、調理と配布のために週二枠を、数週間先まで計画して運用しています。誰が来るのかを把握するために使っていたのは、Framasoft の共同編集表計算 Framacalc でした。
表計算を更新する時間が主な問題だったわけではありません。問題は、全員が登録できたわけではなかったことです。
出発点
Framacalc は良い道具です。自由ソフトウェアで、無料で、アカウントも要らず、価値ある活動をしている団体が運営しています。非営利の団体にとっては筋の通った選択でしたし、表計算として責められるところはありません。
運営側から見れば、表を最新に保つのに週に少なくとも五分は必要でした。しかし団体に乗り換えを決めさせたのは、それではありません。
きっかけ：スマートフォン
何人かのボランティアが、スマートフォンから登録できませんでした。
やる気の問題ではありません。表計算は指先で入力するようには作られていません。正しいセルを狙うために拡大し、格子を横にずらし、キーボードが画面の半分を覆うなかで自分の名前を打つ。パソコンならなんでもないことです。スマートフォンでは本物の障害になります。しかも登録しようとするその瞬間に手元にあるのは、たいていスマートフォンだけです。
団体では、この種の障害は静かな代償を伴います。登録できないボランティアが必ず申し出るとはかぎりません。誰かに代わりに頼むか、あきらめてしまいます。
何が変わったか
団体は表を Kreneau の登録シートに置き換えました。週二つの枠はリストとして並びます。リンクを開き、その枠の「登録する」に触れ、名前を入力し、確定する。アカウントもパスワードも、たどるべき格子もありません。
結果は一文で言えます。全員が、まったく研修なしで使えるようになりました。
「何人かのボランティアが、スマートフォンから登録できませんでした。今では全員が使っていますし、誰かに教える必要もありませんでした。」
団体の代表
ボランティアに支えられている団体にとって、いちばん重い意味を持つのはこの点です。登録を始めるために、誰も教わる必要がありませんでした。
インターネットのない人を登録する
もう一つ、団体にとても好評だった点があります。ほかの人を登録できること、とりわけインターネットを使えない人を登録できることです。
仕組みは単純です。登録するときに名前を入力しますが、それが自分の名前である必要はありません。電話や口頭で伝えてきた人のために、ボランティアが席を取っておけます。その人はほかの登録者と同じようにシートに並び、チームはその人が来ると分かります。
同じ端末から続けて何人も登録する場合の実用的な注意点。名前の欄には最後に入力した名前が残ります。一件ごとに確定する前に確認してください。
限界も、はっきりと
一点、Framacalc と比べて変わっていないことがあります。シートは信頼の上に成り立っています。 リンクを持つ人は誰でも編集し、登録を取り消せます。管理するアクセス権限はありません。Framacalc も表の一部を保護することはできず、唯一の方法は閲覧専用リンクでした。それでは登録もできなくなります。
だからこそ、誰もが許可を求めずに第三者を登録できます。誰が何を変更するかを細かく管理する必要があるなら、どちらの道具も適していません。
シートはボランティアごとの参加履歴も残しませんし、枠の前にリマインダーも送りません。ボランティア二十名、週二枠の規模なら、これは欠点ではありません。一年を通じて数百人のボランティアを、督促と履歴つきで追う団体には、SignUpGenius のような本格的なプラットフォームのほうが合います。SignUpGenius と Kreneau の比較が、どちらを選ぶかの助けになります。
ほかの団体が持ち帰れること
- パソコンではなく、スマートフォンで登録を試す。 多くのボランティアが使うのはそちらで、障害が現れるのもそちらです。
- 登録していない人を見る。 慣れた人に合う道具は、そうでない人を静かに締め出すことがあります。
- 代理の登録を想定しておく。 決してオンラインにならない人もいますが、その人たちもチームの一員です。
- 本当の妨げを見極める。 ここでは、まず問題だったのは表にかける時間ではなく、たどり着けるかどうかでした。一部のボランティアが自分で登録できないうちは、ほかのことは後回しです。
さらに詳しく
あるクライミングクラブも、違う理由から似た移行をしています。毎週かかる時間と、シートを開けなくなった会員です。Google スプレッドシートから Kreneau への移行はこちらで紹介しています。
会議のために Framadate も使っているなら、変える理由はありません。日程アンケートと登録シートは同じ仕事をしていないからです。違いはこちらで説明しています。自分のシートを作る前に構成を見ておきたい場合は、標準的な構成をこちらで説明しています。
ボランティアの枠はもう決まっていますか。下のシートを試してから、ご自分の団体のシートを作ってください。