Hilfsorganisation: von Framacalc zu Kreneau
Eine Hilfsorganisation in Paris, die Lebensmittel verteilt, rund zwanzig Ehrenamtliche und zwei Fenster pro Woche für Küche und Verteilrunden, mehrere Wochen im Voraus geplant. Um zu wissen, wer da sein würde, nutzte sie Framacalc, die kollaborative Tabelle von Framasoft.
Die Zeit, die das Pflegen der Tabelle kostete, war nicht das Hauptproblem. Das Problem war, dass sich nicht alle eintragen konnten.
Der Ausgangspunkt
Framacalc ist ein gutes Werkzeug: frei, kostenlos, ohne Konto, getragen von einem Verein, dessen Arbeit wertvoll ist. Für eine gemeinnützige Struktur war das eine stimmige Wahl, und als Tabelle ist ihr nichts vorzuwerfen.
Auf der organisatorischen Seite waren mindestens fünf Minuten pro Woche nötig, um die Tabelle aktuell zu halten. Aber das ist nicht der Grund, warum die Organisation gewechselt hat.
Der Auslöser: das Handy
Mehrere Ehrenamtliche konnten sich vom Handy aus nicht eintragen.
Das ist keine Frage des guten Willens. Eine Tabelle ist nicht dafür gebaut, mit der Fingerspitze ausgefüllt zu werden: Man muss zoomen, um die richtige Zelle zu treffen, ein Raster seitlich schieben, den eigenen Namen tippen, während die Tastatur den halben Bildschirm verdeckt. Am Computer ist das belanglos. Auf dem Handy ist es ein echtes Hindernis - und das Handy ist oft das einzige Gerät, das man im Moment des Eintragens zur Hand hat.
In einer ehrenamtlichen Struktur hat so ein Hindernis meist einen stillen Preis. Wer sich nicht eintragen kann, sagt das nicht unbedingt: Er bittet jemanden, es für ihn zu tun, oder er lässt es.
Was sich geändert hat
Die Organisation hat ihre Tabelle durch einen Kreneau-Anmeldebogen ersetzt. Die beiden wöchentlichen Fenster stehen dort als Liste: Man öffnet den Link, tippt auf „Eintragen" beim Fenster, schreibt seinen Namen, bestätigt. Kein Konto, kein Passwort, kein Raster zum Navigieren.
Das Ergebnis passt in einen Satz: Alle kamen damit zurecht, ganz ohne Schulung.
„Mehrere Ehrenamtliche konnten sich vom Handy aus nicht eintragen. Heute nutzen es alle, und wir mussten niemanden schulen."
Der Vorsitzende der Organisation
Das ist der Punkt, der für eine Struktur, die auf Ehrenamtlichen beruht, am meisten zählt: Niemand musste erst geschult werden, um sich eintragen zu können.
Menschen ohne Internet eintragen
Ein weiterer Aspekt wurde sehr geschätzt: die Möglichkeit, andere Personen einzutragen, insbesondere solche ohne Internetzugang.
Es funktioniert schlicht: Beim Eintragen tippt man einen Namen, und nichts verlangt, dass es der eigene ist. Ein Ehrenamtlicher kann also einen Platz für jemanden reservieren, der ihm telefonisch oder persönlich Bescheid gegeben hat. Diese Person erscheint auf dem Bogen wie jede andere Anmeldung, und das Team weiß, dass sie kommt.
Ein praktischer Hinweis, wenn Sie mehrere Personen nacheinander vom selben Gerät eintragen: Das Namensfeld übernimmt den zuletzt eingegebenen Namen. Prüfen Sie ihn vor jeder Bestätigung.
Die Grenzen, offen gesagt
In einem Punkt hat sich gegenüber Framacalc nichts geändert: Der Bogen beruht auf Vertrauen. Wer den Link hat, kann ihn ändern oder eine Anmeldung entfernen, und es gibt keine Zugriffsrechte zu verwalten. Auch Framacalc erlaubte es nicht, einen Teil der Tabelle zu schützen: Die einzige Möglichkeit war ein Nur-Lese-Link, der das Eintragen ebenfalls verhindert.
Genau das erlaubt es jedem, einen Dritten einzutragen, ohne um Erlaubnis zu fragen. Wenn Sie genau steuern müssen, wer was ändert, ist keines der beiden Werkzeuge das richtige.
Der Bogen führt auch keine Teilnahmehistorie je Ehrenamtlichem und verschickt keine Erinnerung vor den Fenstern. Für zwanzig Ehrenamtliche und zwei Fenster pro Woche sind das keine Lücken. Für eine Struktur, die Hunderte Ehrenamtliche übers Jahr begleitet, mit Nachfassen und Historie, passt eine vollständige Plattform wie SignUpGenius besser. Unser Vergleich zwischen SignUpGenius und Kreneau hilft bei der Wahl zwischen beiden.
Was andere Organisationen daraus mitnehmen können
- Testen Sie das Eintragen auf einem Handy, nicht am Computer. Dort werden es die meisten Ehrenamtlichen tun, und dort zeigen sich die Hindernisse.
- Schauen Sie, wer sich nicht einträgt. Ein Werkzeug, das den Geübtesten passt, kann die anderen still ausschließen.
- Planen Sie das Eintragen durch Dritte ein. Manche Menschen sind nie online, und auch sie gehören zum Team.
- Finden Sie das eigentliche Hindernis. Hier war es nicht in erster Linie die Zeit für die Tabelle, sondern der Zugang: Solange ein Teil der Ehrenamtlichen sich nicht selbst eintragen kann, zählt der Rest weniger.
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Ein Kletterverein hat einen vergleichbaren Wechsel aus anderen Gründen vollzogen: die Zeit jede Woche und Mitglieder, die den Bogen nicht mehr öffnen konnten. Sein Weg von Google Sheet zu Kreneau wird hier erzählt.
Wenn Sie Framadate auch für Ihre Sitzungen nutzen, gibt es keinen Grund zu wechseln: Eine Terminumfrage und ein Anmeldebogen leisten nicht dasselbe. Der Unterschied ist hier erklärt. Und um zu sehen, wie ein Bogen aufgebaut ist, bevor Sie Ihren eigenen anlegen, ist der Musteraufbau hier beschrieben.
Ihre Einsatzfenster stehen schon fest? Probieren Sie den Bogen unten aus und legen Sie dann den Ihrer Organisation an.