Asociación benéfica: de Framacalc a Kreneau
Una asociación benéfica de París que reparte comida, una veintena de voluntarios y dos turnos por semana para la cocina y las rondas de reparto, planificados con varias semanas de antelación. Para saber quién estaría, usaba Framacalc, la hoja de cálculo colaborativa de Framasoft.
El tiempo dedicado a actualizar la hoja de cálculo no era el problema principal. El problema era que no todo el mundo conseguía apuntarse.
El punto de partida
Framacalc es una buena herramienta: libre, gratuita, sin cuenta, mantenida por una asociación cuyo trabajo es valioso. Para una entidad asociativa era una elección coherente, y como hoja de cálculo no hay nada que reprocharle.
En el lado de la organización, hacían falta al menos cinco minutos por semana para mantener la tabla al día. Pero no es eso lo que decidió a la asociación a cambiar.
El detonante: el móvil
Varios voluntarios no conseguían apuntarse desde el móvil.
No es una cuestión de buena voluntad. Una hoja de cálculo no está pensada para rellenarse con la yema del dedo: hay que hacer zoom para apuntar a la celda correcta, desplazar una cuadrícula de lado, escribir el nombre mientras el teclado tapa media pantalla. En un ordenador es trivial. En un móvil es un obstáculo real, y a menudo el móvil es el único aparato que se tiene a mano en el momento de apuntarse.
En una asociación, ese tipo de obstáculo suele tener un coste silencioso. Un voluntario que no consigue apuntarse no siempre lo dice: le pide a alguien que lo haga por él, o renuncia.
Lo que cambió
La asociación sustituyó su tabla por una hoja de inscripción de Kreneau. Los dos turnos semanales se presentan como una lista: se abre el enlace, se toca «Apuntarse» en el turno, se escribe el nombre y se valida. Sin cuenta, sin contraseña, sin cuadrícula que recorrer.
El resultado cabe en una frase: todo el mundo consiguió usarla, sin ninguna formación.
«Varios voluntarios no conseguían apuntarse desde el móvil. Hoy lo usa todo el mundo, y no hemos tenido que formar a nadie.»
El presidente de la asociación
Es el punto que más cuenta para una entidad que se sostiene sobre voluntarios: nadie necesitó formación para empezar a apuntarse.
Apuntar a quienes no tienen internet
Otro aspecto fue muy valorado por la asociación: la posibilidad de apuntar a otras personas, en particular a quienes no tienen acceso a internet.
El funcionamiento es sencillo: al apuntarse se escribe un nombre, y nada obliga a que sea el propio. Un voluntario puede así reservar una plaza para alguien que le ha avisado por teléfono o en persona. Esa persona aparece en la hoja como cualquier otro inscrito, y el equipo sabe que estará.
Un consejo práctico si apuntas a varias personas seguidas desde el mismo aparato: el campo del nombre recupera el último nombre escrito. Compruébalo antes de validar cada inscripción.
Los límites, dichos con franqueza
En un punto no ha cambiado nada respecto a Framacalc: la hoja funciona sobre la confianza. Cualquiera que tenga el enlace puede modificarla o quitar una inscripción, y no hay permisos de acceso que gestionar. Framacalc tampoco permitía proteger una parte de la tabla: la única opción era un enlace de solo lectura, que también impide apuntarse.
Es lo que permite que cualquiera apunte a un tercero sin pedir permiso. Si necesitas controlar con precisión quién modifica qué, ninguna de las dos es la herramienta adecuada.
La hoja tampoco guarda un historial de participación por voluntario, ni envía recordatorios antes de los turnos. Para una veintena de voluntarios y dos turnos por semana, no son carencias. Para una entidad que sigue a cientos de voluntarios a lo largo del año, con recordatorios e historial, una plataforma completa como SignUpGenius encaja mejor. Nuestra comparación entre SignUpGenius y Kreneau ayuda a elegir entre las dos.
Lo que otras asociaciones pueden sacar de aquí
- Prueba a apuntarte desde un móvil, no desde tu ordenador. Ahí es donde lo harán la mayoría de los voluntarios, y ahí es donde aparecen los obstáculos.
- Fíjate en quién no se apunta. Una herramienta que va bien a los más habituados puede excluir en silencio a los demás.
- Prevé la inscripción por un tercero. Algunas personas nunca estarán conectadas, y también forman parte del equipo.
- Identifica el freno real. Aquí no era en primer lugar el tiempo dedicado a la tabla, era el acceso: mientras una parte de los voluntarios no pueda apuntarse sola, lo demás cuenta menos.
Para ir más lejos
Un club de escalada hizo un cambio parecido por razones distintas: el tiempo dedicado cada semana y socios que ya no conseguían abrir la hoja. Su paso de Google Sheet a Kreneau se cuenta aquí.
Si además usas Framadate para tus reuniones, no hay razón para cambiar: una encuesta de fechas y una hoja de inscripción no hacen el mismo trabajo. La diferencia está explicada aquí. Y para ver cómo se estructura una hoja antes de crear la tuya, la estructura tipo está descrita aquí.
¿Los turnos de tus voluntarios ya están fijados? Prueba la hoja de abajo y luego crea la de tu asociación.