Associazione benefica: da Framacalc a Kreneau
Un'associazione benefica di Parigi che distribuisce cibo, una ventina di volontari e due fasce a settimana per la cucina e i giri di distribuzione, pianificati con diverse settimane di anticipo. Per sapere chi ci sarebbe stato, usava Framacalc, il foglio di calcolo collaborativo di Framasoft.
Il tempo passato ad aggiornare il foglio di calcolo non era il problema principale. Il problema era che non tutti riuscivano a iscriversi.
Il punto di partenza
Framacalc è un buon strumento: libero, gratuito, senza account, portato avanti da un'associazione il cui lavoro è prezioso. Per una realtà associativa era una scelta coerente, e come foglio di calcolo non c'è nulla da rimproverargli.
Sul fronte dell'organizzazione servivano almeno cinque minuti a settimana per tenere aggiornata la tabella. Ma non è questo che ha deciso l'associazione a cambiare.
La scintilla: il telefono
Diversi volontari non riuscivano a iscriversi dal telefono.
Non è una questione di buona volontà. Un foglio di calcolo non è pensato per essere compilato con la punta del dito: bisogna ingrandire per centrare la cella giusta, far scorrere una griglia di lato, scrivere il proprio nome mentre la tastiera copre metà schermo. Su un computer è banale. Su un telefono è un ostacolo vero, e il telefono è spesso l'unico apparecchio che si ha a portata di mano al momento di iscriversi.
In un'associazione, un ostacolo del genere ha spesso un costo silenzioso. Un volontario che non riesce a iscriversi non lo segnala per forza: chiede a qualcuno di farlo al posto suo, oppure rinuncia.
Cosa è cambiato
L'associazione ha sostituito la sua tabella con un foglio di iscrizione Kreneau. Le due fasce settimanali sono presentate come una lista: si apre il link, si tocca «Iscriviti» sulla fascia, si scrive il proprio nome, si conferma. Nessun account, nessuna password, nessuna griglia da percorrere.
Il risultato sta in una frase: tutti sono riusciti a usarlo, senza alcuna formazione.
«Diversi volontari non riuscivano a iscriversi dal telefono. Oggi lo usano tutti, e non abbiamo dovuto formare nessuno.»
Il presidente dell'associazione
È il punto che conta di più per una realtà che si regge sui volontari: nessuno ha avuto bisogno di essere formato per cominciare a iscriversi.
Iscrivere chi non ha internet
Un altro aspetto è stato molto apprezzato dall'associazione: la possibilità di iscrivere altre persone, in particolare quelle senza accesso a internet.
Il funzionamento è semplice: al momento di iscriversi si scrive un nome, e nulla obbliga che sia il proprio. Un volontario può quindi prenotare un posto per qualcuno che l'ha avvisato al telefono o di persona. Quella persona compare sul foglio come qualsiasi altro iscritto, e la squadra sa che ci sarà.
Un consiglio pratico se iscrivete più persone di seguito dallo stesso apparecchio: il campo del nome riprende l'ultimo nome inserito. Verificatelo prima di confermare ogni iscrizione.
I limiti, detti francamente
Su un punto non è cambiato nulla rispetto a Framacalc: il foglio funziona sulla fiducia. Chiunque abbia il link può modificarlo o togliere un'iscrizione, e non ci sono diritti di accesso da gestire. Nemmeno Framacalc permetteva di proteggere una parte della tabella: l'unica opzione era un link in sola lettura, che impedisce anche di iscriversi.
È ciò che consente a chiunque di iscrivere un terzo senza chiedere il permesso. Se dovete controllare con precisione chi modifica cosa, nessuno dei due è lo strumento giusto.
Il foglio non conserva nemmeno uno storico della partecipazione per volontario, e non invia promemoria prima delle fasce. Per una ventina di volontari e due fasce a settimana non sono mancanze. Per una realtà che segue centinaia di volontari nell'arco dell'anno, con solleciti e storico, una piattaforma completa come SignUpGenius è più adatta. Il nostro confronto tra SignUpGenius e Kreneau aiuta a scegliere tra i due.
Cosa altre associazioni possono trarne
- Provate a iscrivervi da un telefono, non dal vostro computer. È lì che lo faranno la maggior parte dei volontari, ed è lì che compaiono gli ostacoli.
- Guardate chi non si iscrive. Uno strumento che va bene ai più pratici può escludere in silenzio gli altri.
- Prevedete l'iscrizione da parte di un terzo. Alcune persone non saranno mai online, e fanno parte della squadra anche loro.
- Individuate il vero freno. Qui non era in primo luogo il tempo passato sulla tabella, era l'accesso: finché una parte dei volontari non può iscriversi da sola, il resto conta meno.
Per approfondire
Un club di arrampicata ha fatto un cambiamento simile, per ragioni diverse: il tempo passato ogni settimana e soci che non riuscivano più ad aprire il foglio. Il suo passaggio da Google Sheet a Kreneau è raccontato qui.
Se usate Framadate anche per le vostre riunioni, non c'è motivo di cambiare: un sondaggio di date e un foglio di iscrizione non fanno lo stesso lavoro. La differenza è spiegata qui. E per vedere come si struttura un foglio prima di creare il vostro, la struttura tipo è descritta qui.
Le fasce dei vostri volontari sono già fissate? Provate il foglio qui sotto, poi create quello della vostra associazione.