Kreneau: l'alternativa a SignUpGenius

SignUpGenius è una piattaforma di iscrizione molto completa, nata negli Stati Uniti e largamente usata da scuole, comitati genitori, parrocchie e società sportive. Oltre ai fogli di iscrizione gestisce pagamenti, quote, raccolte fondi, biglietteria, negozi online e liberatorie da firmare. Se vi serve tutto questo in un unico posto, è uno strumento solido e non c'è motivo di cambiare.

Questo articolo parla del caso opposto: non vi serve niente di tutto ciò e volete solo che delle persone si iscrivano a delle fasce orarie.

Una piattaforma, o un foglio di iscrizione

La ricchezza di SignUpGenius ha un rovescio inevitabile. Una piattaforma capace di incassare pagamenti e raccogliere liberatorie firmate deve chiedervi, prima di tutto, chi siete, che tipo di iscrizione state creando e con quali impostazioni. Da qui il percorso abituale: creare un account organizzatore, scegliere un modello, passare dalla procedura guidata, scegliere un tema, regolare le opzioni di invio e di promemoria.

Nulla di tutto questo è assurdo. Ma per un bisogno semplice - le fasce di un corso, i turni del mese, i giri per il trasporto condiviso - sono molti passaggi prima di ottenere l'unica cosa che volevate: un link da condividere.

Kreneau prende il problema dall'altro capo. Un clic sulla pagina iniziale crea il foglio, subito: nessuna registrazione, nessun account, nemmeno per l'organizzatore. Aggiungete i vostri giorni e le vostre fasce direttamente nella pagina e condividete il link.

È una differenza di filosofia più che di funzioni: l'uno vi chiede di dichiarare tutto prima di cominciare, l'altro vi lascia cominciare e dichiarare strada facendo.

A confronto

La tabella si legge nei due sensi. Le tre righe «pagamenti», «raccolte» e «liberatorie» sono assenze volute in Kreneau, non lacune da colmare. Se anche una sola delle tre vi è indispensabile, il confronto finisce lì e SignUpGenius è il vostro strumento.

Cosa fa esattamente Kreneau

Un foglio ha un titolo, un emoji se volete e una descrizione facoltativa. Contiene giorni, e ogni giorno contiene fasce orarie.

Una fascia ha un orario, una descrizione e, se serve, un numero minimo e massimo di partecipanti. Quando il massimo è raggiunto, la fascia si segnala da sola come piena e nessuno può aggiungersi: non c'è alcun contatore da tenere.

Una fascia può contenere anche dei ruoli, fino a otto, ciascuno con il proprio nome, emoji e limite di posti. In un corso: «formatore» e «allievo». In un'uscita scolastica: «accompagnatore» e «bambino». In una distribuzione: «autista» e «accompagnatore». Al momento dell'iscrizione il partecipante sceglie il suo ruolo. Se non ne configurate nessuno, la fascia si comporta semplicemente come un elenco con un massimo complessivo.

Per iscriversi, un partecipante scrive il proprio nome e, se vuole, un commento. Nessun account, nessuna password, nessuna email da confermare. Tutti vedono chi viene a cosa, sul telefono come sul computer.

I limiti sono espliciti e volutamente bassi: 42 giorni futuri per foglio e 21 fasce al giorno. Solo i giorni futuri contano, quindi lo stesso foglio può servire tutto l’anno, e questi limiti impediscono soprattutto di fabbricare il foglio mostruoso che non si legge più.

Come procedere

1. Create il foglio dalla pagina iniziale. Esiste già al primo clic.
2. Dategli un nome e aggiungete una descrizione se il contesto non è evidente per i partecipanti.
3. Aggiungete i giorni e le fasce, con orari e limiti di posti.
4. Aggiungete dei ruoli se una stessa fascia ha bisogno di più tipi di partecipante.
5. Duplicate invece di riscrivere. Una fascia si duplica subito sotto, con orario spostato e ruoli conservati, ma senza gli iscritti. Si duplicano anche un giorno intero e una settimana intera.
6. Salvate un modello se il vostro calendario si ripete. Una settimana di riferimento di sette giorni con le sue fasce, eventualmente precompilata da una settimana già inserita, poi fino a quattro settimane generate in una volta, senza le iscrizioni. Due modelli per foglio, quanto basta per separare la settimana ordinaria da quella di vacanza.
7. Condividete il link e modificate poi il foglio quanto serve: le iscrizioni già effettuate restano al loro posto.

Quando SignUpGenius resta la scelta giusta

Va detto chiaramente, perché sbagliare direzione costa tempo:

• Incassate denaro: quote, contributi alle spese, vendita di biglietti.
• Vi servono liberatorie firmate o autorizzazioni formali dei genitori.
• Seguite centinaia di volontari nell'arco dell'anno, con storico e solleciti automatici.
• Vi serve una tracciabilità: chi si è iscritto quando, chi ha modificato cosa.

In queste situazioni l'assenza di account organizzatore smette di essere un vantaggio e diventa un ostacolo: senza un'identità dichiarata non si può collegare un pagamento, né provare una firma, né tenere uno storico annuale. Kreneau non cerca di farlo.

Quando un foglio basta ampiamente

• Le fasce di un corso o di un ciclo di lezioni.
• I turni del mese: accoglienza, distribuzione, uscite.
• I giri per il trasporto condiviso o la merenda.
• Gli allenamenti di una società sportiva, settimana per settimana (come impostarlo per una società sportiva).
• I laboratori e le uscite di un centro ricreativo, dove ciò che conta è sapere chi viene e quanti posti restano.

Il punto in comune: le date sono già decise, non c'è denaro da incassare, e il vero bisogno è che l'informazione sia leggibile da tutti, subito, anche su un telefono.

Se il vostro contesto è quello di una scuola o di un centro ricreativo, il caso è dettagliato qui. Per un corso, il procedimento è descritto qui.

Una differenza che conta fuori dal mondo anglosassone

SignUpGenius è pensato anzitutto per un pubblico anglofono, e la sua interfaccia è in inglese. Per un'associazione italiana i cui volontari non se la cavano tutti con l'inglese - e spesso è proprio il caso dei più fedeli - questo è un ostacolo reale, e non solo in fase di configurazione, ma nel momento stesso dell'iscrizione.

Kreneau esiste in nove lingue, italiano compreso. E la lingua non è l’unico ostacolo al momento di iscriversi: in un’associazione benefica a bloccare era il telefono, diversi volontari non riuscivano a iscriversi sul vecchio foglio di calcolo. Dal cambio, lo usano tutti, senza alcuna formazione.

Quale scegliere

La domanda sta in una frase: vi serve una piattaforma o un foglio?

• Una piattaforma. Pagamenti, biglietteria, liberatorie, gestione annuale di centinaia di volontari. SignUpGenius è fatto per questo, e lo fa bene.
• Un foglio. Fasce già note, persone che si iscrivono, in due minuti e senza che nessuno - voi compresi - debba creare un account. È esattamente ciò che fa Kreneau, ed è tutto ciò che fa.

E se il vostro bisogno sta ancora più a monte - state cercando quale data scegliere invece di chi viene a fasce già fissate -, non vi serve né l'uno né l'altro, ma un sondaggio: Doodle e Framadate sono messi a confronto qui.

Le vostre fasce sono già fissate e volete semplicemente che le persone si iscrivano? Provate il foglio qui sotto, poi create il vostro.