Kreneau: a alternativa ao SignUpGenius

SignUpGenius é uma plataforma de inscrição muito completa, nascida nos Estados Unidos e largamente usada por escolas, associações de pais, paróquias e clubes. Para além das folhas de inscrição, gere pagamentos, quotas, angariações de fundos, bilheteira, lojas online e termos de responsabilidade para assinar. Se precisa de tudo isso no mesmo sítio, é uma ferramenta sólida e não há razão para mudar.

Este artigo trata do caso contrário: não precisa de nada disso e só quer que as pessoas se inscrevam em horários.

Uma plataforma, ou uma folha de inscrição

A riqueza do SignUpGenius tem um reverso inevitável. Uma plataforma capaz de cobrar pagamentos e recolher termos assinados tem de lhe perguntar, à partida, quem é, que tipo de inscrição está a criar e com que definições. Daí o percurso habitual: criar uma conta de organizador, escolher um modelo, passar pelo assistente de configuração, escolher um tema, ajustar as opções de envio e de lembrete.

Nada disso é absurdo. Mas para uma necessidade simples - os horários de um curso, os turnos do mês, as boleias - são muitos passos antes de obter a única coisa que queria: uma ligação para partilhar.

Kreneau pega no problema pelo outro lado. Um clique na página inicial cria a folha, de imediato: sem registo, sem conta, nem sequer para o organizador. Acrescenta os seus dias e horários diretamente na página e partilha a ligação.

É mais uma diferença de filosofia do que de funcionalidades: uma pede-lhe para declarar tudo antes de começar, a outra deixa-o começar e declarar pelo caminho.

Em comparação

A tabela lê-se nos dois sentidos. As três linhas «pagamentos», «angariações» e «termos» são ausências assumidas no Kreneau, não lacunas por preencher. Se alguma das três lhe for indispensável, a comparação acaba aí e o SignUpGenius é a sua ferramenta.

O que o Kreneau faz exatamente

Uma folha tem um título, um emoji se quiser e uma descrição opcional. Contém dias, e cada dia contém horários.

Um horário tem um intervalo, uma descrição e, opcionalmente, um número mínimo e máximo de participantes. Quando o máximo é atingido, o horário assinala-se como cheio e ninguém se pode acrescentar: não há contador para gerir.

Um horário pode também conter papéis, até oito, cada um com o seu nome, emoji e limite de vagas. Num curso: «formador» e «formando». Numa visita de estudo: «acompanhante» e «criança». Numa distribuição: «condutor» e «acompanhante». Ao inscrever-se, o participante escolhe o seu papel. Se não configurar nenhum, o horário comporta-se simplesmente como uma lista com um máximo global.

Para se inscrever, o participante escreve o nome e, se quiser, um comentário. Sem conta, sem palavra-passe, sem email para confirmar. Toda a gente vê quem vem a quê, no telemóvel como no computador.

Os limites são explícitos e deliberadamente baixos: 42 dias futuros por folha e 21 horários por dia. Só os dias futuros contam, por isso a mesma folha pode servir o ano inteiro, e estes limites impedem sobretudo que se construa a folha monstruosa que já ninguém lê.

Como proceder

1. Crie a folha a partir da página inicial. Existe logo ao primeiro clique.
2. Dê-lhe um nome e acrescente uma descrição se o contexto não for evidente para os participantes.
3. Acrescente os dias e os horários, com intervalos e limites de vagas.
4. Acrescente papéis se um mesmo horário precisar de vários tipos de participante.
5. Duplique em vez de reescrever. Um horário duplica-se logo abaixo, com o intervalo deslocado e os papéis mantidos, mas sem os inscritos. Também se duplicam um dia inteiro e uma semana inteira.
6. Guarde um modelo se o seu calendário se repete. Uma semana de referência de sete dias com os seus horários, se quiser preenchida a partir de uma semana já introduzida, e até quatro semanas geradas de uma vez, sem as inscrições. Dois modelos por folha, o suficiente para separar a semana normal da de férias.
7. Partilhe a ligação e altere a folha depois quanto for preciso: as inscrições já feitas mantêm-se.

Quando o SignUpGenius continua a ser a escolha certa

Convém dizê-lo com clareza, porque enganar-se no sentido custa tempo:

• Cobra dinheiro: quotas, comparticipações, venda de bilhetes.
• Precisa de termos assinados ou autorizações formais dos encarregados de educação.
• Acompanha centenas de voluntários ao longo do ano, com histórico e lembretes automáticos.
• Precisa de rastreabilidade: quem se inscreveu quando, quem alterou o quê.

Nessas situações, a ausência de conta de organizador deixa de ser uma vantagem e torna-se um obstáculo: sem identidade declarada não se pode associar um pagamento, nem provar uma assinatura, nem manter um histórico anual. O Kreneau não tenta fazer isso.

Quando uma folha chega perfeitamente

• Os horários de um curso ou de um ciclo de aulas.
• Os turnos do mês: acolhimento, distribuição, saídas.
• As boleias ou os lanches.
• Os treinos de um clube, semana a semana (como montar isto para um clube).
• As oficinas e saídas de um centro de tempos livres, onde o que importa é saber quem vem e quantas vagas restam.

O ponto em comum: as datas já estão decididas, não há dinheiro a cobrar, e a verdadeira necessidade é que a informação seja legível por todos, de imediato, incluindo no telemóvel.

Se o seu contexto é uma escola ou um centro de tempos livres, o caso está detalhado aqui. Para um curso, o procedimento está descrito aqui.

Uma diferença que conta fora do mundo anglófono

O SignUpGenius foi pensado antes de mais para um público anglófono, e a interface está em inglês. Para uma associação portuguesa cujos voluntários não se desenrascam todos em inglês - e é muitas vezes o caso justamente dos mais fiéis - isso é uma barreira real, e não apenas na configuração, mas no próprio momento da inscrição.

O Kreneau existe em nove idiomas, incluindo português. E a língua não é a única barreira no momento de se inscrever: numa associação beneficente o que bloqueava era o telemóvel, vários voluntários não conseguiam inscrever-se na antiga folha de cálculo. Desde a mudança, toda a gente a usa, sem qualquer formação.

Qual escolher

A pergunta cabe numa frase: precisa de uma plataforma ou de uma folha?

• Uma plataforma. Pagamentos, bilheteira, termos, acompanhamento anual de centenas de voluntários. O SignUpGenius foi feito para isso, e fá-lo bem.
• Uma folha. Horários já conhecidos, pessoas que se inscrevem, em dois minutos e sem que ninguém - você incluído - tenha de criar conta. É exatamente o que o Kreneau faz, e é tudo o que faz.

E se a sua necessidade está ainda mais a montante - procura que data escolher em vez de quem vem a horários já fixados -, não é nem uma coisa nem outra que lhe faz falta, mas uma sondagem: Doodle e Framadate são comparados aqui.

Os seus horários já estão postos e só quer que as pessoas se inscrevam? Experimente a folha abaixo e crie depois a sua.