Kreneau: het alternatief voor SignUpGenius

SignUpGenius is een zeer compleet inschrijfplatform, ontstaan in de Verenigde Staten en veel gebruikt door scholen, ouderverenigingen, kerken en clubs. Naast inschrijflijsten regelt het betalingen, contributies, inzamelingsacties, ticketverkoop, webwinkels en te ondertekenen verklaringen. Heb je dat allemaal op één plek nodig, dan is het een degelijk gereedschap en is er geen reden om te wisselen.

Dit artikel gaat over het omgekeerde geval: je hebt niets van dat alles nodig en wilt alleen dat mensen zich inschrijven voor tijdsloten.

Een platform, of een inschrijflijst

De rijkdom van SignUpGenius heeft een onvermijdelijke keerzijde. Een platform dat betalingen kan innen en ondertekende verklaringen kan verzamelen, moet je vooraf vragen wie je bent, wat voor inschrijving je aanmaakt en met welke instellingen. Vandaar het gebruikelijke traject: een organisatoraccount aanmaken, een sjabloon kiezen, de installatiewizard doorlopen, een thema kiezen, verzend- en herinneringsopties instellen.

Niets daarvan is onzinnig. Maar voor een eenvoudige behoefte - de tijdsloten van een cursus, de diensten van de maand, het rijschema - zijn dat veel stappen voordat je het enige krijgt wat je wilde: een link om te delen.

Kreneau pakt het probleem van de andere kant aan. Eén klik op de startpagina maakt de lijst, meteen: geen registratie, geen account, zelfs niet voor de organisator. Je voegt je dagen en tijdsloten rechtstreeks op de pagina toe en deelt de link.

Het is eerder een verschil in filosofie dan in functies: de een vraagt je alles vooraf vast te leggen, de ander laat je beginnen en gaandeweg vastleggen.

Naast elkaar

De tabel leest in twee richtingen. De drie rijen «betalingen», «inzamelingen» en «verklaringen» zijn bij Kreneau bewuste afwezigheden, geen gaten die nog gedicht moeten worden. Is één van de drie voor jou onmisbaar, dan houdt de vergelijking daar op en is SignUpGenius jouw gereedschap.

Wat Kreneau precies doet

Een lijst heeft een titel, desgewenst een emoji en een optionele omschrijving. Ze bevat dagen, en elke dag bevat tijdsloten.

Een tijdslot heeft een tijdvak, een omschrijving en eventueel een minimum- en maximumaantal deelnemers. Zodra het maximum bereikt is, meldt het tijdslot zichzelf als vol en kan niemand zich er nog bij zetten: er is geen teller die jij moet bijhouden.

Een tijdslot kan ook rollen bevatten, tot acht, elk met een eigen naam, emoji en plaatsenlimiet. Bij een cursus: «docent» en «cursist». Bij een schooluitje: «begeleider» en «kind». Bij een uitdeelronde: «chauffeur» en «begeleider». Bij het inschrijven kiest de deelnemer een rol. Stel je er geen in, dan gedraagt het tijdslot zich gewoon als een lijst met één totaalmaximum.

Om zich in te schrijven typt een deelnemer zijn naam en desgewenst een opmerking. Geen account, geen wachtwoord, geen e-mail om te bevestigen. Iedereen ziet wie waarnaartoe komt, op telefoon net zo goed als op computer.

De limieten zijn expliciet en bewust laag: 42 komende dagen per lijst en 21 tijdsloten per dag. Alleen komende dagen tellen mee, dus dezelfde lijst kan het hele jaar dienen, en deze limieten voorkomen vooral dat je de monsterlijst bouwt die niemand meer leest.

Hoe je te werk gaat

1. Maak de lijst vanaf de startpagina. Ze bestaat al bij de eerste klik.
2. Geef haar een naam en voeg een omschrijving toe als de context voor deelnemers niet vanzelf spreekt.
3. Voeg je dagen en tijdsloten toe, met tijdvakken en plaatsenlimieten.
4. Voeg rollen toe als één tijdslot meerdere soorten deelnemers nodig heeft.
5. Dupliceer in plaats van opnieuw te typen. Een tijdslot dupliceert zich er net onder, met opgeschoven tijdvak en behouden rollen, maar zonder de ingeschrevenen. Een hele dag en een hele week dupliceren ook.
6. Sla een sjabloon op als je rooster zich herhaalt. Een referentieweek van zeven dagen met hun tijdsloten, desgewenst vooraf gevuld vanuit een week die je al hebt ingevoerd, en tot vier weken tegelijk gegenereerd, zonder de inschrijvingen. Twee sjablonen per lijst, genoeg om de gewone week van de vakantieweek te scheiden.
7. Deel de link en pas de lijst daarna aan zoveel je wilt: al gedane inschrijvingen blijven staan.

Wanneer SignUpGenius de juiste keuze blijft

Dat moet duidelijk gezegd, want de verkeerde richting kiezen kost tijd:

• Je int geld: contributies, bijdragen in de kosten, ticketverkoop.
• Je hebt ondertekende verklaringen of formele toestemming van ouders nodig.
• Je volgt honderden vrijwilligers over een heel jaar, met historiek en automatische herinneringen.
• Je hebt traceerbaarheid nodig: wie zich wanneer inschreef, wie wat wijzigde.

In die situaties houdt het ontbreken van een organisatoraccount op een voordeel te zijn en wordt het een obstakel: zonder vastgelegde identiteit kun je geen betaling koppelen, geen handtekening bewijzen en geen jaarhistoriek bijhouden. Kreneau probeert dat niet.

Wanneer een lijst ruimschoots volstaat

• De tijdsloten van een cursus of een lessenreeks.
• De diensten van de maand: ontvangst, uitdeling, buitenritten.
• De rijschema's of traktatielijsten.
• De trainingen van een vereniging, week na week (zo zet je het op voor een vereniging).
• De workshops en uitstapjes van een naschoolse opvang, waar het erom gaat te weten wie komt en hoeveel plaatsen er over zijn.

Wat die gevallen gemeen hebben: de data staan al vast, er is geen geld te innen, en wat echt nodig is, is dat de informatie voor iedereen meteen leesbaar is, ook op een telefoon.

Gaat het bij jou om een school of een naschoolse opvang, dan is dat geval hier uitgewerkt. Voor een cursus staat de werkwijze hier beschreven.

Een verschil dat telt buiten het Engelse taalgebied

SignUpGenius is in de eerste plaats bedoeld voor een Engelstalig publiek, en de interface is Engels. Voor een Nederlandse vereniging waarvan de vrijwilligers niet allemaal vlot Engels lezen - en dat geldt vaak juist voor de trouwste - is dat een echte drempel, en niet pas bij het instellen, maar op het moment van inschrijven zelf.

Kreneau bestaat in negen talen, waaronder Nederlands. En taal is niet de enige drempel op het moment van inschrijven: bij een hulporganisatie was het de telefoon die blokkeerde, verschillende vrijwilligers kregen het niet voor elkaar zich in de oude spreadsheet in te schrijven. Sinds de overstap gebruikt iedereen hem, zonder enige uitleg vooraf.

Welke kiezen

De vraag past in één zin: heb je een platform nodig of een lijst?

• Een platform. Betalingen, ticketverkoop, verklaringen, jaarbeheer van honderden vrijwilligers. Daarvoor is SignUpGenius gebouwd, en dat kan het.
• Een lijst. Al bekende tijdsloten, mensen die zich inschrijven, in twee minuten en zonder dat iemand - jij inbegrepen - een account hoeft aan te maken. Dat is precies wat Kreneau doet, en meer doet het niet.

En als je behoefte nog verder stroomopwaarts ligt - je zoekt nog welke datum je neemt in plaats van wie er naar vaste tijdsloten komt - dan heb je geen van beide nodig, maar een poll: Doodle en Framadate worden hier vergeleken.

Liggen je tijdsloten al vast en wil je simpelweg dat mensen zich inschrijven? Probeer de lijst hieronder en maak daarna je eigen.