Kreneau: het alternatief voor Doodle en Framadate
Doodle en Framadate zijn polls: hun taak is een datum vinden. Je stelt een aantal mogelijke momenten voor, iedereen vinkt aan wanneer het uitkomt, en je houdt het moment over dat de meesten schikt. Om een vergaderdatum te prikken is dat precies het juiste gereedschap, en niets hieronder zegt het tegendeel.
Het probleem ontstaat wanneer je zo'n poll voor iets anders gebruikt: mensen laten inschrijven op tijdsloten die al vastliggen. Dan gaat het gereedschap tegen je werken, en dat is geen kwestie van smaak, maar van de vorm van de tabel.
Een poll en een inschrijflijst zijn niet hetzelfde
Een datumpoll beantwoordt de vraag «wanneer?». Hij vergelijkt een handvol mogelijke data met elkaar om er één over te houden. De tabel is daarvoor gemaakt: een paar kolommen, één rij per persoon, en je leest het resultaat af door te tellen welke kolommen het volst zitten.
Een inschrijflijst beantwoordt een heel andere vraag: «wie komt waarnaartoe?». De data concurreren niet meer, ze bestaan allemaal naast elkaar. Je wilt er geen wegstrepen, je wilt weten wie er dinsdag is en wie donderdag.
Die twee vragen leveren tabellen op met tegengestelde vorm, en daarom kan één gereedschap ze niet allebei goed doen.
Hoe dat concreet uitpakt
Neem een vereniging die de trainingen van een heel kwartaal in een poll zet: drie sessies per week, twaalf weken lang, dus zesendertig kolommen. Veertig leden reageren.
Je krijgt een tabel van veertig rijen bij zesendertig kolommen, bijna 1.500 vakjes, waarvan de overgrote meerderheid leeg. Het lid dat maar naar één sessie komt, neemt evengoed een hele rij in beslag over alle zesendertig data, met ergens één aangevinkt vakje. Om te weten wie er donderdag traint, moet je horizontaal scrollen naar de juiste kolom en die vervolgens veertig rijen lang verticaal doorlopen.
Op een telefoon is dat eenvoudigweg onleesbaar. En op de dag dat iemand afzegt, merkt niemand het: die rij staat er nog steeds, hij heeft alleen één vakje minder van de 1.500.
Dit is geen gebrek van Doodle of Framadate. Dit gebeurt wanneer je een vergelijkingsmatrix het werk van een lijst laat doen.
Naast elkaar
| Doodle | Framadate | Kreneau | |
|---|---|---|---|
| Vraag die het beantwoordt | Wanneer spreken we af? | Wanneer spreken we af? | Wie komt naar welk tijdslot? |
| Soort gereedschap | Datumpoll | Datumpoll | Inschrijflijst |
| De data zijn… | concurrenten, er blijft er één over | concurrenten, er blijft er één over | allemaal vooraf vastgelegd |
| Account voor deelnemers | Nee | Nee | Nee |
| Account voor organisator | Afhankelijk van gebruik | Nee | Nee |
| Leesbaarheid op telefoon | Lastig voorbij een paar kolommen | Lastig voorbij een paar kolommen | Daarvoor gemaakt |
| Beperkt aantal plaatsen per tijdslot | Nee | Nee | Ja, minimum en maximum |
| Rollen binnen één tijdslot | Nee | Nee | Ja, tot 8 |
| Terugkerende tijdsloten | Nee | Nee | Ja, weeksjabloon om te genereren |
| Verdienmodel | Gratis variant en betaalde abonnementen | Vrij en gratis, gedragen door Framasoft | Gratis |
Eén rij verdient onderstreping, omdat die de zaak vaak in haar eentje beslist: geen van de drie verplicht deelnemers een account aan te maken. Daar zit het verschil niet. Het zit in de vorm van de tabel en in wat je erop kunt vastleggen.
Wanneer de tijdsloten vooraf bekend zijn
Kreneau stelt alleen die tweede vraag. De tijdsloten zijn vooraf bekend (de sessies van de week, de diensten van de maand, de uren van een cursus) en iedereen schrijft zich in voor wat past. Geen stemming, geen datum om te beslechten.
Elk tijdslot heeft een tijdvak, een omschrijving en, als je dat nodig hebt, een minimum- of maximumaantal deelnemers. Een vol tijdslot meldt dat zelf: niemand kan zich er nog bij zetten, en je hoeft geen teller bij te houden.
Je kunt ook rollen vastleggen binnen één tijdslot, tot acht. Bij een uitdeelronde «chauffeur» en «begeleider»; bij een cursus «docent» en «cursist»; elk met een eigen plaatsenlimiet. Bij het inschrijven kiest de deelnemer zijn rol. Dat is precies wat een datumpoll helemaal niet kan uitdrukken: voor die poll is een vinkje een vinkje.
Het sjabloon, als het rooster zich herhaalt
Op dit punt komt bijna altijd een tegenwerping: «prima, maar mijn trainingen zijn elke week hetzelfde, moet ik die twaalf keer intypen?»
Nee. Je legt een sjabloon vast, oftewel een referentieweek: zeven dagen met hun tijdsloten, tijden en rollen, precies zoals je wilt dat een gewone week eruitziet. Je kunt het van nul opbouwen of vooraf vullen vanuit een week die je al hebt ingevoerd. Je geeft het een naam en je slaat het op. De knop heet ook zo, «Sjabloon», in de bewerkmodus.
Daarna genereer je: je kiest de startweek in een kalender en daarna het aantal weken, tot vier tegelijk, op weken die nog leeg zijn. De dagen verschijnen met al hun tijdsloten op hun plaats en uiteraard zonder de inschrijvingen: het zijn nieuwe data, geen kopieën van de oude.
Je kunt twee sjablonen per lijst opslaan. In de praktijk is dat wat je nodig hebt om de twee ritmes te scheiden die de meeste organisaties hebben: de gewone week en de vakantieweek, of de seizoensweek en de afgeslankte.
Hier wordt het verschil met een poll structureel in plaats van praktisch. Doodle en Framadate kennen geen terugkerende week en kunnen die niet kennen: een poll vergelijkt data met elkaar, hij weet niets van het ritme dat ze heeft voortgebracht. Elke nieuwe periode begint weer met een lege tabel, kolom voor kolom te vullen.
Eén verduidelijking, zodat je niet met een verkeerd beeld achterblijft: een lijst beslaat 42 komende dagen, dus zes weken. Het sjabloon maakt dus geen heel seizoen in één handeling. Het realistische ritme is dit: een week één keer ingevoerd, een maand in een paar klikken gegenereerd, en de maand daarna begin je opnieuw. Voor een vereniging betekent dat: je inschrijvingen eens per maand klaarzetten in plaats van doorlopend een spreadsheet bijhouden - de volledige opzet voor een vereniging staat hier beschreven.
Hoe je te werk gaat
- Maak de lijst. Eén klik vanaf de startpagina. Geen registratie, geen account, ook niet voor jou.
- Zet je dagen klaar. Een lijst beslaat tot 42 komende dagen, dus zes weken. Dagen die voorbij zijn tellen niet mee: dezelfde lijst kan het hele jaar dienen, waarbij je de weken gaandeweg aanvult.
- Voeg je tijdsloten toe. Tot 21 per dag, met tijdvak, omschrijving en plaatsenlimieten.
- Dupliceer in plaats van opnieuw te typen. Een tijdslot dupliceert zich er net onder, met het tijdvak navenant opgeschoven; een hele dag en een hele week dupliceren ook. Dat is de nuttige handeling voor een eenmalige aanpassing; voor een rooster dat zich herhaalt, gebruik je beter het sjabloon hierboven.
- Deel de link. Deelnemers typen hun naam, eventueel een opmerking, en klaar.
Je kunt de lijst op elk moment aanpassen: al gedane inschrijvingen blijven staan.
De fouten die het meeste kosten
Alles in één keer willen klaarzetten. Dat levert precies de onleesbare tabel op die hierboven staat beschreven. Op een inschrijflijst zet je liever de komende weken klaar, een maand per keer, in dezelfde lijst: dagen die voorbij zijn schuiven vanzelf in een ingeklapt onderdeel.
Geen maximum instellen. Zonder limiet ontdek je de overboeking op de dag zelf. Een maximum is geen administratieve rompslomp: het bespaart je het telefoontje waarmee je iemand weer moet afzeggen.
Tijdsloten te vaag omschrijven. «Dinsdag 18u» zegt niet of het de beginners- of de gevorderdengroep is. De omschrijving bestaat juist om inschrijvingen op de verkeerde plek te voorkomen.
Toch blijven overtypen in een spreadsheet. Dat is de hardnekkigste reflex en de duurste: zodra er een tweede bron van waarheid bestaat, lopen de twee uiteen. En een spreadsheet bijhouden kost meer dan je denkt: een klimvereniging was er minstens tien minuten per week mee bezig, opmaak en datumcontrole inbegrepen, voordat ze overstapte.
En als je Framadate gebruikt
Framadate is vrije, gratis software, gedragen door een vereniging die waardevol werk doet. Als je het gebruikt waarvoor het is gemaakt - een gemeenschappelijke datum vinden - is er geen enkele reden om te wisselen, en Kreneau gaat het niet vervangen.
Het geval waarin de vraag speelt is smaller: je hebt vaste tijdsloten, je wilt dat mensen zich daarvoor inschrijven, en je worstelt met een tabel die de verkeerde kant op groeit. Alleen dat geval. Dezelfde redenering geldt voor Framacalc, de spreadsheet van Framasoft: een hulporganisatie verliet hem om een heel concrete reden, verschillende vrijwilligers kregen het niet voor elkaar zich vanaf hun telefoon in te schrijven.
Wat ze gemeen hebben en wat telt: net als bij Framadate wordt de link gedeeld zoals hij is, en hoeft niemand een account aan te maken om zich in te schrijven.
Welke kiezen
De vraag past in één zin: moet de datum nog beslist worden?
- Ja, we zoeken nog het wanneer. Doodle of Framadate. Dat is hun vak, ze doen het goed, en een inschrijflijst helpt je niets.
- Nee, de tijdsloten liggen al vast. Dat is het werk van een inschrijflijst, en meer doet Kreneau niet.
Als je behoefte eerder op een compleet platform lijkt, met betalingen, contributies en te ondertekenen verklaringen, is dit niet de nuttige vergelijking: bekijk dan Kreneau tegenover SignUpGenius.
En als je eerst wilt zien hoe een goed opgezette lijst eruitziet voordat je je eigen maakt: de standaardopzet staat hier beschreven.
Liggen je tijdsloten al vast en wil je gewoon dat mensen zich inschrijven? Dat is precies wat de lijst hieronder doet: probeer hem uit en maak dan je eigen.