Kreneau : l'alternative à Doodle et Framadate

Doodle et Framadate sont des sondages : leur rôle est de trouver une date. On propose plusieurs créneaux possibles, chacun coche ses disponibilités, et on retient celui qui convient au plus grand nombre. Pour décider d'une date de réunion, c'est exactement le bon outil, et rien de ce qui suit ne dit le contraire.

Le problème arrive quand on s'en sert pour autre chose : faire s'inscrire des gens à des créneaux déjà fixés. Là, l'outil se met à travailler contre vous, et ce n'est pas une question de préférence - c'est une question de forme du tableau.

Un sondage et une feuille d'inscription, ce n'est pas pareil

Un sondage de date répond à la question « quand ? ». Il compare quelques dates possibles entre elles pour en retenir une seule. Le tableau est fait pour ça : quelques colonnes, une ligne par personne, et on lit le résultat en comptant les colonnes les mieux remplies.

Une feuille d'inscription répond à une tout autre question : « qui vient à quoi ? ». Les dates ne sont plus en concurrence, elles coexistent toutes. On ne cherche pas à en éliminer, on cherche à savoir qui sera là mardi et qui sera là jeudi.

Ces deux questions produisent des tableaux de formes opposées, et c'est pour ça qu'un outil ne peut pas bien faire les deux.

Ce que ça donne concrètement

Prenez un club qui met ses entraînements du trimestre dans un sondage : trois séances par semaine sur douze semaines, soit trente-six colonnes. Quarante adhérents répondent.

Vous obtenez un tableau de quarante lignes sur trente-six colonnes, soit près de 1 500 cases, dont l'immense majorité sont vides. L'adhérent qui ne vient qu'à une seule séance occupe quand même une ligne entière, étalée sur les trente-six dates, avec une unique case cochée quelque part. Pour savoir qui vient à l'entraînement de jeudi, il faut faire défiler horizontalement jusqu'à la bonne colonne, puis la parcourir verticalement sur quarante lignes.

Sur un téléphone, cette lecture est tout simplement impossible. Et le jour où quelqu'un se désinscrit, personne ne s'en aperçoit : sa ligne est toujours là, elle a juste une case en moins parmi 1 500.

Ce n'est pas un défaut de Doodle ni de Framadate. C'est ce qui arrive quand on demande à une matrice de comparaison de faire le travail d'une liste.

Comparatif

Une ligne mérite d'être soulignée, parce qu'elle décide souvent à elle seule : aucun des trois n'impose de compte aux participants. Ce n'est pas là que se fait la différence. Elle se fait sur la forme du tableau et sur ce qu'on peut y déclarer.

Quand les créneaux sont connus à l'avance

Kreneau ne pose que la seconde question. Les créneaux sont connus d'avance - les séances de la semaine, les permanences du mois, les horaires d'un stage - et chacun s'inscrit à ceux qui lui conviennent. Pas de vote, pas de date à départager.

Chaque créneau porte un horaire, une description, et, si vous en avez besoin, un nombre minimum ou maximum de participants. Un créneau complet se signale de lui-même : personne ne peut s'y ajouter, et il n'y a pas à surveiller un compteur à la main.

Vous pouvez aussi définir des rôles à l'intérieur d'un même créneau, jusqu'à huit. Sur une maraude, « conducteur » et « accompagnant » ; sur un stage, « formateur » et « stagiaire » ; chacun avec sa propre limite de places. À l'inscription, le participant choisit son rôle. C'est la chose qu'un sondage de date ne sait pas exprimer du tout : pour lui, une case cochée est une case cochée.

Le template, quand le planning se répète

À ce stade, une objection tombe presque toujours : « d'accord, mais mes entraînements sont les mêmes toutes les semaines - je vais devoir les ressaisir douze fois ? »

Non. Vous définissez un template, c'est-à-dire une semaine de référence : sept jours avec leurs créneaux, leurs horaires et leurs rôles, exactement comme vous voulez qu'une semaine ordinaire se présente. Vous pouvez le construire de zéro, ou le pré-remplir à partir d'une semaine que vous avez déjà saisie. Vous lui donnez un nom, et vous l'enregistrez. Le bouton porte ce nom-là, « Template », dans le mode édition.

Ensuite, vous générez : vous choisissez dans un calendrier la semaine de départ, puis le nombre de semaines, jusqu'à quatre d'un coup, sur des semaines encore vides. Les jours arrivent avec tous leurs créneaux en place et, évidemment, sans les inscriptions - ce sont de nouvelles dates, pas des copies de l'ancienne.

Vous pouvez enregistrer deux templates par feuille. En pratique, c'est ce qu'il faut pour distinguer les deux rythmes qu'ont la plupart des structures : la semaine normale et la semaine de vacances scolaires, ou la semaine de saison et la semaine allégée.

C'est là que la différence avec un sondage devient structurelle plutôt que pratique. Doodle et Framadate n'ont aucune notion de semaine récurrente, et ne peuvent pas en avoir : un sondage compare des dates entre elles, il ne connaît pas le rythme qui les produit. Chaque nouvelle période repart d'un tableau vide, à remplir colonne par colonne.

Une précision pour ne pas vous laisser sur une fausse idée : une feuille couvre 42 jours à venir, soit six semaines. Le template ne fabrique donc pas une saison entière d'un seul geste. Le rythme réaliste est celui-ci : une semaine saisie une fois, un mois généré en quelques clics, et on recommence le mois suivant. Pour un club, cela revient à préparer ses inscriptions une fois par mois au lieu de tenir un tableur en continu - la mise en place complète pour un club est décrite ici.

Comment s'y prendre en pratique

1. Créez la feuille. Un clic depuis la page d'accueil. Pas d'inscription, pas de compte, même pour vous.
2. Posez vos jours. Une feuille couvre jusqu'à 42 jours à venir, soit six semaines. Les jours passés ne comptent pas : la même feuille peut servir toute l'année, en ajoutant les semaines au fur et à mesure.
3. Ajoutez vos créneaux. Jusqu'à 21 par jour, avec horaire, description et limites de participants.
4. Dupliquez au lieu de retaper. Un créneau se duplique juste en dessous, avec son horaire décalé d'autant ; un jour et une semaine entière se dupliquent aussi. C'est le geste utile pour un ajustement ponctuel - pour un planning qui se répète, passez plutôt par le template décrit plus haut.
5. Partagez le lien. Les participants entrent leur prénom, éventuellement un commentaire, et c'est fait.

Vous pouvez modifier la feuille à tout moment : les inscriptions déjà prises restent en place.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

Vouloir tout préparer d'un coup. C'est ce qui produit le tableau illisible décrit plus haut. Sur une feuille d'inscription, on prépare plutôt les semaines qui viennent, un mois à la fois, dans la même feuille : les jours passés se rangent d'eux-mêmes dans une section repliée.

Ne pas mettre de maximum. Sans limite, vous découvrez la surréservation le jour même. Le maximum n'est pas une contrainte administrative : c'est ce qui évite d'avoir à téléphoner à quelqu'un pour lui dire de rester chez lui.

Décrire les créneaux trop vaguement. « Mardi 18h » ne dit pas s'il s'agit du cours débutant ou du cours confirmé. La description sert précisément à éviter les inscriptions à côté.

Continuer à recopier dans un tableur. C'est le réflexe le plus tenace, et le plus coûteux : dès qu'une deuxième source de vérité existe, les deux divergent. Et tenir un tableur à jour a un coût qu'on sous-estime : un club d'escalade y passait au moins dix minutes par semaine, mise en forme et vérification des dates comprises, avant de basculer.

Et si c'est Framadate que vous utilisez

Framadate est un logiciel libre, gratuit, porté par une association qui fait un travail précieux. Si vous l'utilisez pour ce pour quoi il est fait - trouver une date commune - il n'y a aucune raison d'en changer, et Kreneau ne le remplacera pas.

Le cas où la question se pose est plus étroit : vous avez des créneaux fixes, vous voulez que les gens s'y inscrivent, et vous vous battez avec un tableau qui grandit dans le mauvais sens. C'est le seul cas. Le même raisonnement vaut pour Framacalc, le tableur de Framasoft : une association caritative l'a quitté pour une raison très concrète, plusieurs bénévoles n'arrivaient pas à s'inscrire depuis leur téléphone.

Le point commun qui compte : comme avec Framadate, le lien se partage tel quel, et personne n'a de compte à créer pour s'inscrire.

Lequel choisir

La question à se poser tient en une phrase : la date est-elle encore à décider ?

• Oui, on cherche encore quand. Doodle ou Framadate. C'est leur métier, ils le font bien, et une feuille d'inscription ne vous servira à rien.
• Non, les créneaux sont déjà posés. C'est le travail d'une feuille d'inscription - et c'est tout ce que fait Kreneau.

Si votre besoin ressemble plutôt à une plateforme complète, avec paiements, cotisations et décharges à signer, la comparaison utile n'est pas celle-ci : voyez plutôt Kreneau face à SignUpGenius.

Et si vous voulez d'abord voir à quoi ressemble une feuille bien structurée avant de créer la vôtre, la structure type est décrite ici.

Vos créneaux sont déjà fixés et vous voulez juste que les gens s'inscrivent ? C'est exactement ce que fait la feuille ci-dessous - essayez-la, puis créez la vôtre.