Kreneau: alternatywa dla Doodle i Framadate
Doodle i Framadate to ankiety: ich zadaniem jest znalezienie terminu. Proponujesz kilka możliwych dat, każdy zaznacza swoją dostępność, a wybiera się tę, która pasuje największej liczbie osób. Do ustalenia daty spotkania to dokładnie właściwe narzędzie i nic z poniższych uwag temu nie przeczy.
Kłopot zaczyna się wtedy, gdy używa się ankiety do czegoś innego: do zapisywania ludzi na terminy już ustalone. Wtedy narzędzie zaczyna pracować przeciwko tobie, i nie jest to kwestia gustu, lecz kształtu tabeli.
Ankieta i lista zapisów to nie to samo
Ankieta terminowa odpowiada na pytanie „kiedy?". Porównuje kilka możliwych dat, żeby zostawić jedną. Tabela jest do tego stworzona: kilka kolumn, jeden wiersz na osobę, a wynik odczytuje się, licząc, które kolumny zapełniły się najbardziej.
Lista zapisów odpowiada na zupełnie inne pytanie: „kto przychodzi na co?". Daty już ze sobą nie konkurują, wszystkie istnieją równolegle. Nie chodzi o to, żeby którąś odrzucić, tylko żeby wiedzieć, kto będzie we wtorek, a kto w czwartek.
Te dwa pytania tworzą tabele o przeciwnym kształcie i właśnie dlatego jedno narzędzie nie może dobrze robić obu rzeczy.
Jak to wygląda w praktyce
Weźmy klub, który wrzuca treningi z całego kwartału do ankiety: trzy zajęcia tygodniowo przez dwanaście tygodni, czyli trzydzieści sześć kolumn. Odpowiada czterdziestu członków.
Wychodzi tabela czterdzieści wierszy na trzydzieści sześć kolumn, blisko 1500 pól, w ogromnej większości pustych. Członek, który przychodzi tylko na jedne zajęcia, i tak zajmuje cały wiersz rozciągnięty na wszystkie trzydzieści sześć dat, z jednym zaznaczonym polem gdzieś pośrodku. Żeby sprawdzić, kto przyjdzie na czwartkowy trening, trzeba przewinąć w poziomie do właściwej kolumny, a potem przejechać ją w pionie przez czterdzieści wierszy.
Na telefonie taka lektura jest po prostu niemożliwa. A w dniu, w którym ktoś się wypisze, nikt tego nie zauważy: jego wiersz nadal tam jest, ma tylko o jedno pole mniej na 1500.
To nie jest wada Doodle ani Framadate. Tak się dzieje, gdy każe się macierzy porównawczej wykonać pracę listy.
Porównanie
| Doodle | Framadate | Kreneau | |
|---|---|---|---|
| Pytanie, na które odpowiada | Kiedy się spotykamy? | Kiedy się spotykamy? | Kto przychodzi na który termin? |
| Rodzaj narzędzia | Ankieta terminowa | Ankieta terminowa | Lista zapisów |
| Daty są… | konkurencyjne, zostaje jedna | konkurencyjne, zostaje jedna | wszystkie ustalone z góry |
| Konto dla uczestników | Nie | Nie | Nie |
| Konto dla organizatora | Zależnie od użycia | Nie | Nie |
| Czytelność na telefonie | Trudna powyżej kilku kolumn | Trudna powyżej kilku kolumn | Zaprojektowana pod to |
| Ograniczona liczba miejsc na termin | Nie | Nie | Tak, minimum i maksimum |
| Role w obrębie jednego terminu | Nie | Nie | Tak, do 8 |
| Terminy cykliczne | Nie | Nie | Tak, szablon tygodnia do wygenerowania |
| Model biznesowy | Wersja darmowa i plany płatne | Wolny i darmowy, prowadzony przez Framasoft | Darmowy |
Jeden wiersz zasługuje na podkreślenie, bo często sam przesądza sprawę: żadne z tych trzech narzędzi nie zmusza uczestników do zakładania konta. Różnica nie leży tam. Leży w kształcie tabeli i w tym, co da się na niej zapisać.
Kiedy terminy są znane z góry
Kreneau zadaje wyłącznie to drugie pytanie. Terminy są znane z góry (zajęcia w tygodniu, dyżury w miesiącu, godziny kursu), a każdy zapisuje się na te, które mu pasują. Bez głosowania, bez daty do rozstrzygnięcia.
Każdy termin ma godziny, opis oraz, jeśli tego potrzebujesz, minimalną lub maksymalną liczbę uczestników. Pełny termin sam się oznacza: nikt się już nie dopisze i nie musisz ręcznie pilnować licznika.
Możesz też zdefiniować role wewnątrz jednego terminu, do ośmiu. Przy wydawaniu posiłków „kierowca" i „osoba towarzysząca"; na kursie „prowadzący" i „uczestnik"; każda z własnym limitem miejsc. Przy zapisie uczestnik wybiera swoją rolę. Tego ankieta terminowa nie potrafi wyrazić w ogóle: dla niej zaznaczone pole to zaznaczone pole.
Szablon, gdy grafik się powtarza
W tym miejscu prawie zawsze pojawia się zastrzeżenie: „dobrze, ale moje treningi są co tydzień takie same, mam je wpisywać dwanaście razy?"
Nie. Definiujesz szablon, czyli tydzień odniesienia: siedem dni z terminami, godzinami i rolami, dokładnie tak, jak ma wyglądać zwykły tydzień. Możesz zbudować go od zera albo wypełnić na podstawie tygodnia już wprowadzonego. Nadajesz mu nazwę i zapisujesz. Przycisk nazywa się tak samo, „Szablon", w trybie edycji.
Potem generujesz: wybierasz tydzień początkowy w kalendarzu, a następnie liczbę tygodni, do czterech naraz, na tygodniach jeszcze pustych. Dni pojawiają się ze wszystkimi terminami na miejscu i oczywiście bez zapisów: to nowe daty, a nie kopie poprzednich.
Możesz zapisać dwa szablony na jedną listę. W praktyce tyle wystarcza, żeby rozróżnić dwa rytmy, które ma większość organizacji: tydzień zwykły i tydzień ferii, albo tydzień sezonowy i ograniczony.
Tutaj różnica wobec ankiety staje się strukturalna, a nie praktyczna. Doodle i Framadate nie mają pojęcia tygodnia cyklicznego i mieć go nie mogą: ankieta porównuje daty między sobą, nie wie nic o rytmie, który je wytworzył. Każdy nowy okres zaczyna się od pustej tabeli, do wypełnienia kolumna po kolumnie.
Jedno wyjaśnienie, żeby nie zostawić cię z fałszywym wyobrażeniem: lista obejmuje 42 nadchodzące dni, czyli sześć tygodni. Szablon nie tworzy więc całego sezonu jednym ruchem. Realistyczny rytm jest taki: tydzień wpisany raz, miesiąc wygenerowany w kilka kliknięć, a w kolejnym miesiącu zaczynasz od nowa. Dla klubu oznacza to przygotowywanie zapisów raz w miesiącu zamiast ciągłego pilnowania arkusza - pełne wdrożenie dla klubu opisano tutaj.
Jak się do tego zabrać
- Utwórz listę. Jedno kliknięcie na stronie głównej. Bez rejestracji, bez konta, także dla ciebie.
- Rozłóż dni. Lista obejmuje do 42 nadchodzących dni, czyli sześć tygodni. Dni minione się nie liczą: ta sama lista może służyć cały rok, jeśli dodajesz tygodnie na bieżąco.
- Dodaj terminy. Do 21 dziennie, z godzinami, opisem i limitami miejsc.
- Duplikuj zamiast przepisywać. Termin duplikuje się tuż pod spodem, z odpowiednio przesuniętą godziną; cały dzień i cały tydzień też się duplikują. To użyteczny ruch przy jednorazowej poprawce; przy grafiku, który się powtarza, użyj raczej szablonu opisanego wyżej.
- Udostępnij link. Uczestnicy wpisują imię, ewentualnie komentarz, i gotowe.
Listę możesz zmieniać w dowolnym momencie: już dokonane zapisy pozostają na miejscu.
Błędy, które kosztują najwięcej
Chęć przygotowania wszystkiego naraz. To właśnie tworzy nieczytelną tabelę opisaną wyżej. Na liście zapisów przygotowuje się raczej nadchodzące tygodnie, po miesiącu, w tej samej liście: dni minione same chowają się do zwiniętej sekcji.
Brak maksimum. Bez limitu o nadkomplecie dowiadujesz się w dniu wydarzenia. Maksimum to nie biurokracja: to coś, co oszczędza ci telefonu z informacją, żeby ktoś jednak został w domu.
Zbyt ogólny opis terminów. „Wtorek 18:00" nie mówi, czy chodzi o grupę początkującą, czy zaawansowaną. Opis służy właśnie temu, żeby uniknąć zapisów nie tam, gdzie trzeba.
Dalsze przepisywanie do arkusza. To najbardziej uporczywy odruch i najdroższy: gdy tylko powstaje drugie źródło prawdy, oba zaczynają się rozjeżdżać. A utrzymywanie arkusza kosztuje więcej, niż się wydaje: klub wspinaczkowy poświęcał na to co najmniej dziesięć minut tygodniowo, wliczając formatowanie i sprawdzanie dat, zanim się przeniósł.
A jeśli używasz Framadate
Framadate to wolne, darmowe oprogramowanie prowadzone przez stowarzyszenie wykonujące cenną pracę. Jeśli używasz go do tego, do czego powstało - do znalezienia wspólnego terminu - nie ma żadnego powodu, żeby zmieniać, a Kreneau go nie zastąpi.
Przypadek, w którym pytanie się pojawia, jest węższy: masz stałe terminy, chcesz, żeby ludzie się na nie zapisywali, i walczysz z tabelą rosnącą w złym kierunku. Tylko ten przypadek. To samo rozumowanie dotyczy Framacalc, arkusza Framasoftu: organizacja pomocowa go opuściła z bardzo konkretnego powodu - kilku wolontariuszom nie udawało się zapisać z telefonu. Reszta rozumowaniem.
Wspólny punkt, który się liczy: tak jak w Framadate, link udostępnia się bez zmian i nikt nie musi zakładać konta, żeby się zapisać.
Co wybrać
Pytanie mieści się w jednym zdaniu: czy termin jest jeszcze do ustalenia?
- Tak, wciąż szukamy kiedy. Doodle albo Framadate. To ich fach, robią to dobrze, a lista zapisów nic ci nie da.
- Nie, terminy już stoją. To zadanie listy zapisów - i tyle właśnie robi Kreneau.
Jeśli twoja potrzeba przypomina raczej pełną platformę, z płatnościami, składkami i zgodami do podpisania, użyteczne porównanie jest inne: zobacz Kreneau wobec SignUpGenius.
A jeśli chcesz najpierw zobaczyć, jak wygląda dobrze zbudowana lista, zanim utworzysz własną, układ wzorcowy jest opisany tutaj.
Twoje terminy już stoją i chcesz po prostu, żeby ludzie się zapisali? Dokładnie to robi lista poniżej: wypróbuj ją, a potem utwórz własną.