Kreneau: alternatywa dla SignUpGenius

SignUpGenius to bardzo rozbudowana platforma zapisów, powstała w Stanach Zjednoczonych i szeroko używana przez szkoły, rady rodziców, parafie i kluby. Poza listami zapisów obsługuje płatności, składki, zbiórki, sprzedaż biletów, sklepy internetowe i zgody do podpisania. Jeśli potrzebujesz tego wszystkiego w jednym miejscu, to solidne narzędzie i nie ma powodu, żeby zmieniać.

Ten artykuł dotyczy sytuacji odwrotnej: nie potrzebujesz nic z powyższych i chcesz tylko, żeby ludzie zapisali się na terminy.

Platforma albo lista zapisów

Bogactwo SignUpGenius ma nieuniknioną drugą stronę. Platforma, która potrafi pobierać płatności i zbierać podpisane zgody, musi zapytać cię najpierw, kim jesteś, jaki rodzaj zapisów tworzysz i przy jakich ustawieniach. Stąd typowa ścieżka: założyć konto organizatora, wybrać szablon, przejść kreator konfiguracji, wybrać motyw, ustawić opcje wysyłki i przypomnień.

Nic z tego nie jest bezsensowne. Ale przy prostej potrzebie - terminy kursu, dyżury w miesiącu, grafik dowozów - to sporo kroków, zanim otrzymasz jedyną rzecz, której chciałeś: link do udostępnienia.

Kreneau bierze problem z drugiej strony. Jedno kliknięcie na stronie głównej tworzy listę, natychmiast: bez rejestracji, bez konta, nawet dla organizatora. Dodajesz dni i terminy bezpośrednio na stronie i udostępniasz link.

To raczej różnica filozofii niż funkcji: jedno narzędzie każe zadeklarować wszystko przed startem, drugie pozwala zacząć i deklarować po drodze.

Porównanie

Tabelę czyta się w obie strony. Trzy wiersze „płatności", „zbiórki" i „zgody" to w Kreneau świadome braki, a nie luki do uzupełnienia. Jeśli któryś z tych trzech jest dla ciebie niezbędny, porównanie kończy się w tym miejscu i twoim narzędziem jest SignUpGenius.

Co dokładnie robi Kreneau

Lista ma tytuł, opcjonalnie emoji i opcjonalny opis. Zawiera dni, a każdy dzień zawiera terminy.

Termin ma przedział godzinowy, opis oraz opcjonalnie minimalną i maksymalną liczbę uczestników. Po osiągnięciu maksimum termin sam oznacza się jako pełny i nikt się już nie dopisze: nie ma licznika, który musiałbyś prowadzić.

Termin może też zawierać role, do ośmiu, każda z własną nazwą, emoji i limitem miejsc. Na kursie: „prowadzący" i „uczestnik". Na wycieczce szkolnej: „opiekun" i „dziecko". Przy wydawaniu posiłków: „kierowca" i „osoba towarzysząca". Przy zapisie uczestnik wybiera rolę. Jeśli nie skonfigurujesz żadnej, termin zachowuje się po prostu jak lista z jednym ogólnym maksimum.

Żeby się zapisać, uczestnik wpisuje imię i, jeśli chce, komentarz. Bez konta, bez hasła, bez maila do potwierdzenia. Wszyscy widzą, kto przychodzi na co, zarówno na telefonie, jak i na komputerze.

Limity są jawne i celowo niskie: 42 nadchodzące dni na listę i 21 terminów dziennie. Liczą się tylko dni nadchodzące, więc ta sama lista może służyć cały rok, a te limity przede wszystkim nie pozwalają zbudować listy potwora, której nikt już nie przeczyta.

Jak się do tego zabrać

1. Utwórz listę ze strony głównej. Istnieje od pierwszego kliknięcia.
2. Nadaj jej nazwę i dodaj opis, jeśli kontekst nie jest dla uczestników oczywisty.
3. Dodaj dni i terminy, z godzinami i limitami miejsc.
4. Dodaj role, jeśli jeden termin wymaga kilku rodzajów uczestników.
5. Duplikuj zamiast przepisywać. Termin duplikuje się tuż pod spodem, z przesuniętą godziną i zachowanymi rolami, ale bez zapisanych osób. Cały dzień i cały tydzień też się duplikują.
6. Zapisz szablon, jeśli twój grafik się powtarza. Tydzień odniesienia z siedmiu dni z terminami, w razie potrzeby wypełniony na podstawie tygodnia już wprowadzonego, a potem do czterech tygodni wygenerowanych naraz, bez zapisów. Dwa szablony na listę, tyle, żeby oddzielić tydzień zwykły od tygodnia ferii.
7. Udostępnij link i zmieniaj listę potem, ile trzeba: już dokonane zapisy pozostają na miejscu.

Kiedy SignUpGenius pozostaje właściwym wyborem

Trzeba to powiedzieć wprost, bo pomyłka co do kierunku kosztuje czas:

• Pobierasz pieniądze: składki, dopłaty do kosztów, sprzedaż biletów.
• Potrzebujesz podpisanych zgód albo formalnych zgód rodziców.
• Prowadzisz setki wolontariuszy przez cały rok, z historią i automatycznymi przypomnieniami.
• Potrzebujesz śladu zmian: kto i kiedy się zapisał, kto co zmienił.

W tych sytuacjach brak konta organizatora przestaje być zaletą i staje się przeszkodą: bez zadeklarowanej tożsamości nie da się powiązać płatności, udowodnić podpisu ani prowadzić rocznej historii. Kreneau nie próbuje tego robić.

Kiedy lista w zupełności wystarcza

• Terminy kursu albo cyklu zajęć.
• Dyżury w miesiącu: przyjmowanie, wydawanie, wyjścia w teren.
• Grafiki dowozów albo dyżury z ciastem.
• Treningi klubu, tydzień po tygodniu (jak to ustawić dla klubu).
• Zajęcia i wyjścia świetlicy, gdzie liczy się przede wszystkim to, kto przyjdzie i ile miejsc zostało.

Wspólny mianownik: daty są już ustalone, nie ma pieniędzy do pobrania, a prawdziwą potrzebą jest to, żeby informacja była od razu czytelna dla wszystkich, również na telefonie.

Jeśli chodzi o szkołę albo świetlicę, przypadek jest opisany tutaj. Przy kursie sposób postępowania opisano tutaj.

Różnica, która liczy się poza obszarem anglojęzycznym

SignUpGenius pomyślany jest przede wszystkim dla odbiorcy anglojęzycznego, a jego interfejs jest po angielsku. Dla polskiego stowarzyszenia, którego wolontariusze nie wszyscy swobodnie czytają po angielsku - a dotyczy to często właśnie tych najwierniejszych - to realna bariera, i to nie na etapie konfiguracji, lecz w samym momencie zapisu.

Kreneau istnieje w dziewięciu językach, w tym po polsku. A język nie jest jedyną barierą w momencie zapisu: w organizacji pomocowej blokował telefon - kilku wolontariuszom nie udawało się zapisać w starym arkuszu. Od zmiany korzystają z niej wszyscy, bez żadnego szkolenia.

Co wybrać

Pytanie mieści się w jednym zdaniu: potrzebujesz platformy czy listy?

• Platformy. Płatności, bilety, zgody, roczne prowadzenie setek wolontariuszy. Do tego SignUpGenius został zbudowany i robi to dobrze.
• Listy. Znane już terminy, ludzie, którzy się zapisują, w dwie minuty i bez tego, żeby ktokolwiek - łącznie z tobą - musiał zakładać konto. Dokładnie to robi Kreneau i tylko to.

A jeśli twoja potrzeba jest jeszcze wcześniej - szukasz którą datę wybrać, a nie kto przyjdzie na ustalone terminy - nie potrzebujesz ani jednego, ani drugiego, tylko ankiety: Doodle i Framadate są porównane tutaj.

Twoje terminy już stoją i chcesz po prostu, żeby ludzie się zapisali? Wypróbuj listę poniżej, a potem utwórz własną.