Kreneau: la alternativa a SignUpGenius

SignUpGenius es una plataforma de inscripción muy completa, nacida en Estados Unidos y muy usada por colegios, asociaciones de padres, parroquias y clubes. Más allá de las hojas de inscripción, gestiona pagos, cuotas, recaudaciones, venta de entradas, tiendas en línea y exenciones de responsabilidad. Si necesitas todo eso en un mismo sitio, es una herramienta sólida y no hay razón para cambiar.

Este artículo va del caso contrario: no necesitas nada de eso y solo buscas que la gente se apunte a unos horarios.

Una plataforma o una hoja de inscripción

La amplitud de SignUpGenius tiene una contrapartida inevitable. Una plataforma capaz de cobrar pagos y recoger exenciones firmadas tiene que preguntarte, antes de nada, quién eres, qué tipo de inscripción creas y con qué ajustes. De ahí el recorrido habitual: crear una cuenta de organizador, elegir un modelo, pasar por el asistente de configuración, escoger un tema, ajustar las opciones de envío y de recordatorio.

Nada de eso es absurdo. Pero para una necesidad sencilla - los horarios de un curso, las guardias del mes, los turnos para compartir coche - son muchos pasos antes de obtener lo único que querías: un enlace para compartir.

Kreneau aborda el problema por el otro lado. Un clic en la página de inicio crea la hoja, de inmediato: sin registro, sin cuenta, ni siquiera para el organizador. Añades tus días y tus horarios directamente en la página y compartes el enlace.

Es más una diferencia de filosofía que de funciones: una te pide declararlo todo antes de empezar, la otra te deja empezar y declarar sobre la marcha.

Comparativa

La tabla se lee en los dos sentidos. Las tres filas «pagos», «recaudaciones» y «exenciones» son ausencias asumidas en Kreneau, no carencias por cubrir. Si alguna de las tres te resulta imprescindible, la comparación termina ahí y SignUpGenius es tu herramienta.

Qué hace exactamente Kreneau

Una hoja tiene un título, un emoji si quieres y una descripción opcional. Contiene días, y cada día contiene horarios.

Un horario tiene una franja, una descripción y, opcionalmente, un número mínimo y máximo de participantes. Cuando se alcanza el máximo, el horario se marca como completo y nadie puede añadirse: no hay contador que llevar a mano.

Un horario también puede contener roles, hasta ocho, cada uno con su nombre, su emoji y sus propios límites de plazas. En un curso: «formador» y «alumno». En una salida escolar: «acompañante» y «niño». En un reparto: «conductor» y «acompañante». Al apuntarse, el participante elige su rol. Si no configuras ninguno, el horario se comporta simplemente como una lista con un máximo global.

Para apuntarse, el participante escribe su nombre y, si quiere, un comentario. Sin cuenta, sin contraseña, sin correo que confirmar. Todo el mundo ve quién viene a qué, en el móvil y en el ordenador.

Los límites son explícitos y deliberadamente bajos: 42 días futuros por hoja y 21 horarios por día. Bastan de sobra para un trimestre por tandas y, sobre todo, impiden fabricar la hoja monstruosa que ya no hay quien lea.

Cómo hacerlo

1. Crea la hoja desde la página de inicio. Existe con el primer clic.
2. Ponle nombre y añade una descripción si el contexto no resulta evidente para los participantes.
3. Añade tus días y tus horarios, con franjas y límites de plazas.
4. Añade roles si un mismo horario necesita varios tipos de participante.
5. Duplica en vez de reescribir. Un horario se duplica justo debajo, con la franja desplazada y los roles conservados, pero sin los inscritos. También se duplican un día entero y una semana entera.
6. Guarda una plantilla si tu calendario se repite. Una semana de referencia de siete días con sus horarios, si quieres rellenada a partir de una semana ya introducida, y hasta cuatro semanas generadas de una vez, sin las inscripciones. Dos plantillas por hoja, suficiente para separar la semana normal de la de vacaciones.
7. Comparte el enlace y modifica la hoja después cuanto haga falta: las inscripciones ya hechas se mantienen.

Cuándo SignUpGenius sigue siendo la elección correcta

Conviene decirlo con claridad, porque equivocarse de sentido cuesta tiempo:

• Cobras dinero: cuotas, aportaciones a gastos, venta de entradas.
• Necesitas exenciones firmadas o autorizaciones parentales formales.
• Sigues a cientos de voluntarios durante el año, con historial y recordatorios automáticos.
• Necesitas una trazabilidad: quién se apuntó cuándo, quién modificó qué.

En esas situaciones, la ausencia de cuenta de organizador deja de ser una ventaja y se convierte en un obstáculo: sin identidad declarada no se puede vincular un pago, ni probar una firma, ni llevar un historial anual. Kreneau no pretende hacer eso.

Cuándo basta de sobra con una hoja

• Los horarios de un curso o de un ciclo de clases.
• Las guardias del mes: acogida, reparto, salidas.
• Los turnos para compartir coche o llevar la merienda.
• Los entrenamientos de un club, semana a semana (cómo ponerlo en marcha para un club).
• Los talleres y salidas de un centro de ocio, donde lo que importa es saber quién viene y cuántas plazas quedan.

Lo que tienen en común: las fechas ya están decididas, no hay dinero que cobrar, y lo que de verdad hace falta es que la información sea legible para todos, enseguida, también en el móvil.

Si tu contexto es un colegio o un centro de ocio, el caso está detallado aquí. Para un curso, el procedimiento está descrito aquí.

Una diferencia que cuenta fuera del mundo anglosajón

SignUpGenius está pensado ante todo para un público anglófono, y su interfaz está en inglés. Para una asociación española cuyos voluntarios no se manejan todos en inglés - y suele ser el caso precisamente de los más fieles - eso es una barrera real, y no solo al configurar, sino en el momento de apuntarse.

Kreneau existe en nueve idiomas, español incluido. Y el idioma no es la única barrera al apuntarse: en una asociación benéfica lo que bloqueaba era el móvil, varios voluntarios no conseguían apuntarse en la antigua hoja de cálculo. Desde el cambio, todo el mundo la usa, sin ninguna formación.

Cuál elegir

La pregunta cabe en una frase: ¿necesitas una plataforma o una hoja?

• Una plataforma. Pagos, entradas, exenciones, seguimiento anual de cientos de voluntarios. SignUpGenius está hecho para eso y lo hace bien.
• Una hoja. Horarios ya conocidos, gente que se apunta, en dos minutos y sin que nadie - tú incluido - tenga que crear una cuenta. Es exactamente lo que hace Kreneau, y es todo lo que hace.

Y si tu necesidad está aún más arriba - buscas qué fecha elegir en lugar de quién viene a horarios ya fijados -, no es ni lo uno ni lo otro lo que te hace falta, sino una encuesta: Doodle y Framadate se comparan aquí.

¿Tus horarios ya están puestos y solo quieres que la gente se apunte? Prueba la hoja de abajo y crea después la tuya.