Kreneau: la alternativa a Doodle y Framadate

Doodle y Framadate son encuestas: su función es encontrar una fecha. Se proponen varias opciones, cada uno marca sus disponibilidades y se elige la que conviene a más gente. Para decidir la fecha de una reunión es exactamente la herramienta adecuada, y nada de lo que sigue dice lo contrario.

El problema aparece cuando se usan para otra cosa: que la gente se apunte a horarios ya fijados. Ahí la herramienta empieza a trabajar en tu contra, y no es una cuestión de gusto, sino de la forma de la tabla.

Una encuesta y una hoja de inscripción no son lo mismo

Una encuesta de fechas responde a la pregunta «¿cuándo?». Compara unas cuantas fechas posibles entre sí para quedarse con una. La tabla está hecha para eso: unas pocas columnas, una fila por persona, y el resultado se lee contando qué columnas se han llenado más.

Una hoja de inscripción responde a algo muy distinto: «¿quién viene a qué?». Las fechas ya no compiten, conviven todas. No se trata de eliminar ninguna, sino de saber quién estará el martes y quién el jueves.

Esas dos preguntas producen tablas de formas opuestas, y por eso una misma herramienta no puede hacer bien las dos cosas.

Qué ocurre en la práctica

Imagina un club que mete los entrenamientos del trimestre en una encuesta: tres sesiones por semana durante doce semanas, es decir treinta y seis columnas. Responden cuarenta socios.

Obtienes una tabla de cuarenta filas por treinta y seis columnas, cerca de 1.500 casillas, la inmensa mayoría vacías. El socio que solo viene a una sesión ocupa igualmente una fila entera extendida sobre las treinta y seis fechas, con una única casilla marcada en algún sitio. Para saber quién viene al entrenamiento del jueves hay que desplazarse en horizontal hasta la columna correcta y luego recorrerla en vertical por cuarenta filas.

En un móvil, esa lectura es sencillamente imposible. Y el día que alguien se da de baja, nadie se entera: su fila sigue ahí, solo tiene una casilla menos de 1.500.

No es un defecto de Doodle ni de Framadate. Es lo que ocurre cuando se le pide a una matriz de comparación que haga el trabajo de una lista.

Comparativa

Una fila merece subrayarse, porque a menudo decide por sí sola: ninguna de las tres obliga a los participantes a crear una cuenta. La diferencia no está ahí. Está en la forma de la tabla y en lo que se puede declarar en ella.

Cuando los horarios se conocen de antemano

Kreneau solo plantea la segunda pregunta. Los horarios se conocen de antemano (las sesiones de la semana, las guardias del mes, el horario de un curso) y cada persona se apunta a los que le convienen. Sin votación, sin fecha que dirimir.

Cada horario lleva una franja, una descripción y, si lo necesitas, un número mínimo o máximo de participantes. Un horario completo se señala solo: nadie puede añadirse y no hay que vigilar ningún contador a mano.

También puedes definir roles dentro de un mismo horario, hasta ocho. En un reparto, «conductor» y «acompañante»; en un curso, «formador» y «alumno»; cada uno con su propio límite de plazas. Al apuntarse, el participante elige su rol. Eso es justo lo que una encuesta de fechas no sabe expresar: para ella, una casilla marcada es una casilla marcada.

La plantilla, cuando el calendario se repite

Llegados aquí, casi siempre surge una objeción: «vale, pero mis entrenamientos son los mismos cada semana, ¿voy a tener que escribirlos doce veces?»

No. Defines una plantilla, es decir, una semana de referencia: siete días con sus horarios, sus franjas y sus roles, exactamente como quieres que se vea una semana corriente. Puedes construirla desde cero o rellenarla a partir de una semana que ya hayas introducido. Le pones un nombre y la guardas. El botón se llama así, «Plantilla», en el modo de edición.

Después generas: eliges la semana de inicio en un calendario y luego el número de semanas, hasta cuatro de una vez, sobre semanas aún vacías. Los días llegan con todos sus horarios en su sitio y, por supuesto, sin las inscripciones: son fechas nuevas, no copias de las antiguas.

Puedes guardar dos plantillas por hoja. En la práctica es lo que hace falta para distinguir los dos ritmos que tienen casi todas las entidades: la semana normal y la semana de vacaciones escolares, o la semana de temporada y la reducida.

Aquí la diferencia con una encuesta pasa a ser estructural, no práctica. Doodle y Framadate no tienen ninguna noción de semana recurrente, y no pueden tenerla: una encuesta compara fechas entre sí, no conoce el ritmo que las ha producido. Cada periodo nuevo empieza otra vez con una tabla vacía, que hay que rellenar columna a columna.

Una precisión para no dejarte con una idea falsa: una hoja cubre 42 días futuros, es decir seis semanas. La plantilla no fabrica, por tanto, una temporada entera de un solo gesto. El ritmo realista es este: una semana introducida una vez, un mes generado en unos clics, y se vuelve a empezar al mes siguiente. Para un club, eso significa preparar las inscripciones una vez al mes en lugar de mantener una hoja de cálculo constantemente - la puesta en marcha completa para un club está descrita aquí.

Cómo hacerlo

1. Crea la hoja. Un clic desde la página de inicio. Sin registro, sin cuenta, tampoco para ti.
2. Coloca tus días. Una hoja cubre hasta 42 días futuros, seis semanas. Los días pasados no cuentan: la misma hoja puede servir todo el año, añadiendo las semanas sobre la marcha.
3. Añade tus horarios. Hasta 21 por día, con franja, descripción y límites de participantes.
4. Duplica en vez de reescribir. Un horario se duplica justo debajo, con su franja desplazada; también se duplican un día entero y una semana entera. Ese es el gesto útil para un ajuste puntual; para un calendario que se repite, usa mejor la plantilla descrita más arriba.
5. Comparte el enlace. Los participantes escriben su nombre, si quieren un comentario, y ya está.

Puedes modificar la hoja en cualquier momento: las inscripciones ya hechas se mantienen.

Los errores que más caros salen

Querer prepararlo todo de golpe. Es lo que produce la tabla ilegible descrita antes. En una hoja de inscripción preparas más bien las semanas que vienen, un mes cada vez, en la misma hoja: los días pasados se recogen solos en una sección plegada.

No poner máximo. Sin límite, descubres el exceso de reservas el mismo día. El máximo no es una traba administrativa: es lo que te evita llamar a alguien para decirle que se quede en casa.

Describir los horarios de forma vaga. «Martes 18h» no dice si es el grupo de iniciación o el avanzado. La descripción existe precisamente para evitar inscripciones equivocadas.

Seguir copiando a una hoja de cálculo. Es el reflejo más tenaz y el más caro: en cuanto existe una segunda fuente de verdad, las dos divergen. Y mantener una hoja de cálculo al día cuesta más de lo que parece: un club de escalada le dedicaba al menos diez minutos por semana, formato y verificación de fechas incluidos, antes de cambiar.

Y si lo que usas es Framadate

Framadate es software libre, gratuito, mantenido por una asociación que hace un trabajo valioso. Si lo usas para aquello para lo que está hecho, encontrar una fecha común, no hay ninguna razón para cambiar, y Kreneau no lo va a sustituir.

El caso en que la pregunta se plantea es más estrecho: tienes horarios fijos, quieres que la gente se apunte a ellos y estás peleando con una tabla que crece en la dirección equivocada. Solo ese caso. El mismo razonamiento vale para Framacalc, la hoja de cálculo de Framasoft: una asociación benéfica la dejó por una razón muy concreta, varios voluntarios no conseguían apuntarse desde el móvil.

Lo que tienen en común y sí importa: como con Framadate, el enlace se comparte tal cual y nadie tiene que crearse una cuenta para apuntarse.

Cuál elegir

La pregunta cabe en una frase: ¿la fecha está todavía por decidir?

• Sí, aún buscamos cuándo. Doodle o Framadate. Es su oficio, lo hacen bien, y una hoja de inscripción no te servirá de nada.
• No, los horarios ya están puestos. Ese es el trabajo de una hoja de inscripción, y es todo lo que hace Kreneau.

Si tu necesidad se parece más a una plataforma completa, con pagos, cuotas y exenciones que firmar, la comparación útil no es esta: mira mejor Kreneau frente a SignUpGenius.

Y si prefieres ver primero cómo es una hoja bien estructurada antes de crear la tuya, la estructura tipo está descrita aquí.

¿Tus horarios ya están fijados y solo quieres que la gente se apunte? Es exactamente lo que hace la hoja de abajo: pruébala y crea la tuya.