Kreneau: l'alternativa a Doodle e Framadate

Doodle e Framadate sono sondaggi: il loro compito è trovare una data. Si propongono varie opzioni, ognuno segna le proprie disponibilità e si tiene quella che va bene al maggior numero di persone. Per decidere la data di una riunione è esattamente lo strumento giusto, e nulla di quanto segue dice il contrario.

Il problema nasce quando li si usa per altro: far iscrivere le persone a fasce orarie già fissate. Lì lo strumento comincia a lavorare contro di voi, e non è una questione di gusti, ma della forma della tabella.

Un sondaggio e un foglio di iscrizione non sono la stessa cosa

Un sondaggio di date risponde alla domanda «quando?». Mette a confronto alcune date possibili per tenerne una. La tabella è fatta per questo: poche colonne, una riga per persona, e il risultato si legge contando quali colonne si sono riempite di più.

Un foglio di iscrizione risponde a una domanda del tutto diversa: «chi viene a cosa?». Le date non sono più in concorrenza, coesistono tutte. Non si tratta di eliminarne qualcuna, ma di sapere chi ci sarà martedì e chi giovedì.

Queste due domande producono tabelle di forma opposta, ed è per questo che un solo strumento non può fare bene entrambe le cose.

Cosa succede in concreto

Prendete una società sportiva che mette gli allenamenti del trimestre in un sondaggio: tre sedute a settimana per dodici settimane, cioè trentasei colonne. Rispondono quaranta soci.

Ottenete una tabella di quaranta righe per trentasei colonne, quasi 1.500 caselle, la stragrande maggioranza vuote. Il socio che viene a una sola seduta occupa comunque una riga intera distesa su tutte e trentasei le date, con una sola casella spuntata da qualche parte. Per sapere chi viene all'allenamento di giovedì bisogna scorrere in orizzontale fino alla colonna giusta e poi percorrerla in verticale per quaranta righe.

Su un telefono questa lettura è semplicemente impossibile. E il giorno in cui qualcuno si cancella, nessuno se ne accorge: la sua riga è sempre lì, ha solo una casella in meno su 1.500.

Non è un difetto di Doodle né di Framadate. È quello che succede quando si chiede a una matrice di confronto di fare il lavoro di un elenco.

A confronto

	Doodle	Framadate	Kreneau
Domanda a cui risponde	Quando ci vediamo?	Quando ci vediamo?	Chi viene a quale fascia?
Tipo di strumento	Sondaggio di date	Sondaggio di date	Foglio di iscrizione
Le date sono…	in concorrenza, se ne tiene una	in concorrenza, se ne tiene una	tutte fissate in anticipo
Account per i partecipanti	No	No	No
Account per l'organizzatore	Dipende dall'uso	No	No
Lettura su telefono	Difficile oltre poche colonne	Difficile oltre poche colonne	Pensata per questo
Posti limitati per fascia	No	No	Sì, minimo e massimo
Ruoli in una stessa fascia	No	No	Sì, fino a 8
Fasce ricorrenti	No	No	Sì, modello settimanale da generare
Modello economico	Versione gratuita e piani a pagamento	Libero e gratuito, curato da Framasoft	Gratuito

Una riga merita di essere sottolineata, perché spesso decide da sola: nessuno dei tre obbliga i partecipanti a creare un account. La differenza non è lì. È nella forma della tabella e in ciò che vi si può dichiarare.

Quando le fasce sono note in anticipo

Kreneau pone soltanto la seconda domanda. Le fasce sono note in anticipo (le sedute della settimana, i turni del mese, gli orari di un corso) e ognuno si iscrive a quelle che gli vanno bene. Nessun voto, nessuna data da dirimere.

Ogni fascia porta un orario, una descrizione e, se serve, un numero minimo o massimo di partecipanti. Una fascia piena si segnala da sola: nessuno può aggiungersi e non c'è alcun contatore da tenere a mano.

Potete anche definire dei ruoli all'interno di una stessa fascia, fino a otto. In una distribuzione, «autista» e «accompagnatore»; in un corso, «formatore» e «allievo»; ciascuno con il proprio limite di posti. Al momento dell'iscrizione il partecipante sceglie il suo ruolo. È proprio quello che un sondaggio di date non sa esprimere: per lui una casella spuntata è una casella spuntata.

Il modello, quando il calendario si ripete

A questo punto arriva quasi sempre un'obiezione: «va bene, ma i miei allenamenti sono gli stessi ogni settimana, dovrò riscriverli dodici volte?»

No. Definite un modello, cioè una settimana di riferimento: sette giorni con le loro fasce, i loro orari e i loro ruoli, esattamente come volete che si presenti una settimana ordinaria. Potete costruirlo da zero oppure precompilarlo a partire da una settimana già inserita. Gli date un nome e lo salvate. Il pulsante si chiama così, «Modello», in modalità modifica.

Poi generate: scegliete la settimana di inizio in un calendario e poi il numero di settimane, fino a quattro in una volta, su settimane ancora vuote. I giorni arrivano con tutte le loro fasce al posto giusto e, ovviamente, senza le iscrizioni: sono date nuove, non copie delle vecchie.

Potete salvare due modelli per foglio. In pratica è quello che serve per distinguere i due ritmi che hanno quasi tutte le realtà: la settimana normale e quella delle vacanze scolastiche, oppure la settimana di stagione e quella ridotta.

Qui la differenza rispetto a un sondaggio diventa strutturale, non pratica. Doodle e Framadate non hanno alcuna nozione di settimana ricorrente, e non possono averla: un sondaggio confronta date tra loro, non conosce il ritmo che le ha prodotte. Ogni nuovo periodo riparte da una tabella vuota, da riempire colonna per colonna.

Una precisazione per non lasciarvi con un'idea sbagliata: un foglio copre 42 giorni futuri, cioè sei settimane. Il modello non fabbrica quindi un'intera stagione in un solo gesto. Il ritmo realistico è questo: una settimana inserita una volta, un mese generato in pochi clic, e si ricomincia il mese successivo. Per una società sportiva significa preparare le iscrizioni una volta al mese invece di tenere un foglio di calcolo in continuazione - la messa in opera completa per una società sportiva è descritta qui.

Come procedere

Create il foglio. Un clic dalla pagina iniziale. Nessuna registrazione, nessun account, nemmeno per voi.
Impostate i giorni. Un foglio copre fino a 42 giorni futuri, cioè sei settimane. I giorni passati non contano: lo stesso foglio può servire tutto l’anno, aggiungendo le settimane man mano.
Aggiungete le fasce. Fino a 21 al giorno, con orario, descrizione e limiti di posti.
Duplicate invece di riscrivere. Una fascia si duplica subito sotto, con l'orario spostato di conseguenza; si duplicano anche un giorno intero e una settimana intera. È il gesto utile per un aggiustamento occasionale; per un calendario che si ripete, usate piuttosto il modello descritto sopra.
Condividete il link. I partecipanti scrivono il loro nome, eventualmente un commento, e basta.

Potete modificare il foglio in qualsiasi momento: le iscrizioni già effettuate restano al loro posto.

Gli errori che costano di più

Voler preparare tutto in una volta. È quello che produce la tabella illeggibile descritta sopra. Su un foglio di iscrizione si preparano piuttosto le settimane che arrivano, un mese alla volta, nello stesso foglio: i giorni passati si ritirano da soli in una sezione richiusa.

Non mettere un massimo. Senza limite, scoprite il sovraffollamento il giorno stesso. Il massimo non è una complicazione burocratica: è ciò che vi evita di telefonare a qualcuno per dirgli di restare a casa.

Descrivere le fasce in modo vago. «Martedì 18» non dice se si tratta del corso principianti o di quello avanzato. La descrizione serve esattamente a evitare iscrizioni sbagliate.

Continuare a ricopiare su un foglio di calcolo. È il riflesso più tenace e il più costoso: appena esiste una seconda fonte di verità, le due divergono. E tenere aggiornato un foglio di calcolo costa più di quanto sembri: un club di arrampicata ci passava almeno dieci minuti a settimana, formattazione e verifica delle date comprese, prima di cambiare.

E se usate Framadate

Framadate è software libero, gratuito, curato da un'associazione che fa un lavoro prezioso. Se lo usate per ciò per cui è fatto, trovare una data comune, non c'è alcun motivo di cambiare, e Kreneau non lo sostituirà.

Il caso in cui la domanda si pone è più stretto: avete fasce fisse, volete che le persone vi si iscrivano e state lottando con una tabella che cresce nella direzione sbagliata. Solo questo caso. Lo stesso ragionamento vale per Framacalc, il foglio di calcolo di Framasoft: un’associazione benefica lo ha lasciato per un motivo molto concreto, diversi volontari non riuscivano a iscriversi dal telefono.

Il punto in comune che conta: come con Framadate, il link si condivide così com'è e nessuno deve creare un account per iscriversi.

Quale scegliere

La domanda sta in una frase: la data è ancora da decidere?

Sì, stiamo ancora cercando il quando. Doodle o Framadate. È il loro mestiere, lo fanno bene, e un foglio di iscrizione non vi servirà a nulla.
No, le fasce sono già fissate. È il lavoro di un foglio di iscrizione, ed è tutto ciò che fa Kreneau.

Se il vostro bisogno assomiglia piuttosto a una piattaforma completa, con pagamenti, quote e liberatorie da firmare, il confronto utile non è questo: guardate piuttosto Kreneau rispetto a SignUpGenius.

E se volete prima vedere com'è fatto un foglio ben strutturato prima di creare il vostro, la struttura tipo è descritta qui.

Le vostre fasce sono già fissate e volete solo che le persone si iscrivano? È esattamente quello che fa il foglio qui sotto: provatelo e poi create il vostro.