Foglio di iscrizione online: una struttura pronta all'uso
Un foglio di iscrizione online risponde a una domanda precisa: chi viene a quale fascia oraria? Le date sono già fissate e ciascuno si iscrive a quelle che gli vanno bene. Non è né un modulo che raccoglie informazioni, né un sondaggio che cerca una data.
Questa pagina descrive come si struttura un foglio, quali regole lo tengono leggibile e quali forme assume a seconda della situazione. Ogni situazione rimanda poi a una guida dettagliata.
Cercavate un modello Word o Excel?
È spesso quello che si digita all'inizio: «modello foglio di iscrizione». Se quello che vi serve è un documento da stampare, questa pagina non ne propone, e a volte è la scelta giusta.
La carta ha ancora senso quando la lista gira sul posto, all'ingresso di una sala o su un banchetto, o quando serve una firma autografa.
Il foglio di calcolo ha i suoi limiti non appena più persone devono iscriversi a distanza. Bisogna ricopiare la settimana successiva, mantenere la formattazione, verificare le date, sistemare i permessi di condivisione, e molte persone non riescono a compilare una cella dal telefono.
Un foglio online elimina questi passaggi: nessun file da scaricare o rimandare, un link da condividere e una lista che tutti vedono aggiornata.
L'anatomia di un foglio
Un foglio Kreneau si organizza su quattro livelli, dal più generale al più preciso.
Il foglio. Un titolo, un'emoji se volete e una descrizione facoltativa (fino a 800 caratteri). La descrizione è il posto delle istruzioni: dove ritrovarsi, cosa portare, quale nome indicare iscrivendosi.
I giorni. Ogni giorno è una data reale, scelta in un calendario, con un titolo facoltativo come «Giornata di porte aperte». Il giorno della settimana è calcolato a partire dalla data, quindi non può essere sbagliato.
Le fasce. Ogni giorno contiene fino a 21 fasce. Una fascia porta un orario, una descrizione breve (50 caratteri), un'emoji e, se serve, un numero minimo e massimo di partecipanti. Può anche mostrare un commento, e un commento «Importante» presentato in un riquadro arancione.
I ruoli. Facoltativi, fino a otto per fascia, ciascuno con il proprio nome, la propria emoji e i propri limiti. Servono quando una stessa fascia riunisce persone con funzioni diverse: istruttori e praticanti, formatori e allievi, accompagnatori e bambini.
Per iscriversi, un partecipante scrive un nome e, se vuole, un commento. Non ha alcun account da creare, e nemmeno l'organizzatore.
Le regole di un foglio leggibile
Un foglio per pubblico, non per periodo. Un foglio per classe, per sezione o per evento si legge in pochi secondi. Per un calendario che dura, tenete lo stesso foglio: contano solo i giorni futuri nel limite dei 42 giorni, e i giorni passati si ritirano in una sezione «Giorni passati», richiusa per impostazione predefinita, poi vengono eliminati dopo 15 giorni. Il link che avete condiviso resta valido.
Fasce chiamate con quello che sono. «Avanzati - campo 2» invece di «19». L'orario da solo non distingue due attività che si tengono nello stesso momento.
Un massimo quando la capienza conta. Una fascia piena si chiude da sola. Nessuno deve tenere il conto.
Un minimo quando l'incontro ne dipende. Finché non è raggiunto, la fascia o il ruolo mostra un avviso arancione, visibile a tutti.
Istruzioni nella descrizione, non in un messaggio a parte. Le persone leggono quello che hanno davanti nel momento in cui si iscrivono.
Quattro strutture che ritornano
La maggior parte dei fogli assume una di queste forme. Ciascuna ha la sua guida.
Gli appuntamenti individuali. Una fascia breve per persona, con un massimo di 1: colloqui con gli insegnanti, incontri, sportelli. Ogni fascia si chiude appena è presa. La guida per la scuola e il centro ricreativo illustra questo caso.
Le sedute ricorrenti con guida. Le stesse fasce ogni settimana, un ruolo «istruttore» con un minimo, un ruolo «praticante» con un massimo e un template per generare le settimane. È la struttura di una società sportiva: la guida della società sportiva la costruisce passo dopo passo, e un club di arrampicata racconta il suo passaggio da Google Sheet.
La serie delimitata. Qualche giorno, qualche incontro, un inizio e una fine, a volte con più sessioni a scelta: corsi, laboratori, formazioni. La guida dei corsi e dei laboratori copre queste tre varianti.
I turni dei volontari. Poche fasce fisse a settimana, persone con dimestichezza digitale molto diversa e, a volte, iscrizioni fatte per conto di qualcun altro. Un'associazione benefica spiega cosa è cambiato quando tutti i suoi volontari hanno potuto finalmente iscriversi dal telefono.
Non ripartire da zero
Una volta trovata la struttura, non c'è motivo di riscriverla.
Duplicare. Una fascia si duplica appena sotto, con l'orario spostato di conseguenza. Anche un'intera giornata o un'intera settimana si duplicano.
Salvare un template. Per un calendario che si ripete, descrivete una settimana ordinaria e salvatela con il pulsante «Template» in modalità modifica. Poi generate fino a quattro settimane in una volta, su settimane ancora vuote, senza iscrizioni. Due template per foglio, per esempio la settimana ordinaria e la settimana di vacanza.
Riprendere il foglio di qualcun altro. Su un foglio che vi hanno condiviso, il pulsante «Usa questo modello» crea un nuovo foglio con lo stesso titolo, la stessa descrizione, i giorni a venire, le loro fasce e i template, ma senza alcuna iscrizione. Le date restano invariate.
Quando un foglio non è lo strumento giusto
La data non è ancora decisa. Vi serve un sondaggio, non un foglio di iscrizione: il confronto con Doodle e Framadate spiega la differenza di forma tra i due.
Bisogna incassare un pagamento o raccogliere una firma. Un foglio di iscrizione non lo fa. Il confronto con SignUpGenius mostra che cosa porta una piattaforma completa e che cosa chiede in cambio.
Bisogna controllare chi può modificare cosa. Un foglio Kreneau funziona sulla fiducia: chiunque abbia il link può modificarlo o togliere un'iscrizione. È del resto già così per un Google Sheet condiviso come si fa di solito, dando il permesso di modifica a chiunque abbia il link. È ciò che lo rende semplice da condividere, ed è un limite se avete bisogno di diritti di accesso.
Per cominciare
Scegliete la struttura più vicina alla vostra situazione, create il foglio con un clic dalla pagina iniziale e aggiustate strada facendo: le iscrizioni già registrate restano al loro posto quando modificate il foglio.
Volete vedere un foglio già costruito prima di creare il vostro? Provate quello qui sotto.