Online inschrijflijst: een opzet die meteen klaarstaat

Een online inschrijflijst beantwoordt één precieze vraag: wie komt er naar welk tijdslot? De data liggen al vast en iedereen schrijft zich in voor wat hem uitkomt. Het is geen formulier dat gegevens verzamelt, en geen poll die een datum zoekt.

Deze pagina beschrijft hoe een lijst is opgezet, welke regels hem leesbaar houden en welke vormen hij aanneemt per situatie. Elke situatie verwijst daarna naar een uitgewerkte gids.

Zocht je een Word- of Excel-sjabloon?

Dat is vaak wat mensen eerst intypen: «sjabloon inschrijflijst». Als je een document nodig hebt om af te drukken, biedt deze pagina er geen, en soms is dat de juiste keuze.

Papier blijft zinvol als de lijst ter plaatse rondgaat, bij de ingang van een zaal of op een kraam, of als een handgeschreven handtekening vereist is.

Een spreadsheet heeft zijn grenzen zodra meerdere mensen zich op afstand moeten inschrijven. Je moet de volgende week overzetten, de opmaak onderhouden, de data nakijken, de deelrechten regelen, en veel mensen krijgen het niet voor elkaar een cel vanaf hun telefoon in te vullen.

Een lijst online schrapt die stappen: geen bestand om te downloaden of terug te sturen, één link om te delen en een lijst die iedereen actueel ziet.

De anatomie van een lijst

Een Kreneau-lijst is opgebouwd in vier niveaus, van het algemeenste naar het preciesste.

De lijst. Een titel, een emoji als je wilt, en een optionele omschrijving (tot 800 tekens). De omschrijving is de plek voor instructies: waar je afspreekt, wat mee te nemen, welke naam je invult bij het inschrijven.

De dagen. Elke dag is een echte datum, gekozen in een kalender, met een optionele titel als «Open dag». De weekdag wordt uit de datum berekend, dus die kan niet fout zijn.

De slots. Elke dag bevat tot 21 slots. Een slot draagt een tijd, een korte omschrijving (50 tekens), een emoji en indien nodig een minimum- en maximumaantal deelnemers. Het kan ook een opmerking tonen, en een opmerking «Belangrijk» in een oranje kader.

De rollen. Optioneel, tot acht per slot, elk met een eigen naam, emoji en limieten. Ze dienen wanneer één slot mensen met verschillende functies samenbrengt: trainers en sporters, docenten en cursisten, begeleiders en kinderen.

Om zich in te schrijven typt een deelnemer een naam en, als hij wil, een opmerking. Hij hoeft geen account aan te maken, en de organisator ook niet.

De regels voor een leesbare lijst

Eén lijst per publiek, niet per periode. Eén lijst per klas, per afdeling of per gelegenheid lees je in een paar seconden. Voor een rooster dat doorloopt, houd je dezelfde lijst aan: alleen komende dagen tellen mee binnen de grens van 42 dagen, en dagen die voorbij zijn schuiven in een onderdeel «Voorbije dagen», standaard ingeklapt, en worden na 15 dagen verwijderd. De link die je deelde blijft geldig.

Slots die heten naar wat ze zijn. «Gevorderden - veld 2» in plaats van «19u». Het tijdstip alleen onderscheidt twee activiteiten niet die tegelijk lopen.

Een maximum waar de capaciteit telt. Een vol slot sluit zichzelf. Niemand hoeft te tellen.

Een minimum waar de bijeenkomst ervan afhangt. Zolang dat niet gehaald is, toont het slot of de rol een oranje waarschuwing, zichtbaar voor iedereen.

Instructies in de omschrijving, niet in een apart bericht. Mensen lezen wat voor hun neus staat op het moment dat ze zich inschrijven.

Vier opzetten die telkens terugkomen

De meeste lijsten nemen een van deze vormen aan. Elke vorm heeft zijn gids.

Individuele afspraken. Eén kort slot per persoon, met een maximum van 1: tienminutengesprekken, intakes, spreekuren. Elk slot sluit zodra het bezet is. De gids voor school en naschoolse opvang werkt dit geval uit.

Terugkerende trainingen met begeleiding. Dezelfde slots elke week, een rol «trainer» met een minimum, een rol «sporter» met een maximum, en een template om de weken te genereren. Dat is de opzet van een vereniging: de gids voor de sportvereniging bouwt hem stap voor stap op, en een klimvereniging vertelt over haar overstap van Google Sheet.

De afgebakende reeks. Een paar dagen, een paar bijeenkomsten, een begin en een eind, soms met meerdere sessies om uit te kiezen: cursussen, workshops, opleidingen. De gids voor cursussen en workshops behandelt die drie varianten.

Diensten van vrijwilligers. Een paar vaste slots per week, mensen met heel uiteenlopende digitale vaardigheid, en soms inschrijvingen namens iemand anders. Een hulporganisatie legt uit wat er veranderde toen al haar vrijwilligers zich eindelijk vanaf hun telefoon konden inschrijven.

Niet vanaf nul beginnen

Zodra je de opzet hebt gevonden, is er geen reden hem opnieuw te typen.

Dupliceren. Een slot dupliceert zich er direct onder, met de tijd navenant opgeschoven. Een hele dag of een hele week dupliceert ook.

Een template opslaan. Voor een rooster dat zich herhaalt, beschrijf je een gewone week en sla je hem op met de knop «Template» in de bewerkmodus. Daarna genereer je tot vier weken tegelijk, op weken die nog leeg zijn, zonder inschrijvingen. Twee templates per lijst, bijvoorbeeld de gewone week en de vakantieweek.

De lijst van iemand anders overnemen. Op een lijst die met je gedeeld is, maakt de knop «Dit sjabloon gebruiken» een nieuwe lijst met dezelfde titel, dezelfde omschrijving, de komende dagen, hun slots en de templates, maar zonder enige inschrijving. De data blijven zoals ze zijn.

Wanneer een lijst niet het juiste hulpmiddel is

De datum staat nog niet vast. Je zoekt een poll, geen inschrijflijst: de vergelijking met Doodle en Framadate legt het vormverschil tussen de twee uit.

Er moet betaald of getekend worden. Dat doet een inschrijflijst niet. De vergelijking met SignUpGenius laat zien wat een volledig platform brengt en wat het daarvoor vraagt.

Je moet sturen wie wat mag wijzigen. Een Kreneau-lijst draait op vertrouwen: iedereen met de link kan hem aanpassen of een inschrijving verwijderen. Dat is trouwens ook al zo bij een Google Sheet die je deelt zoals gebruikelijk, met bewerkrechten voor iedereen met de link. Dat maakt hem eenvoudig te delen, en het is een grens als je toegangsrechten nodig hebt.

Om te beginnen

Kies de opzet die het dichtst bij jouw situatie ligt, maak de lijst in één klik vanaf de homepage, en stel gaandeweg bij: de inschrijvingen die er al staan blijven staan als je de lijst aanpast.

Wil je een kant-en-klare lijst zien voordat je je eigen maakt? Probeer die hieronder.