Hulporganisatie: van Framacalc naar Kreneau

Een hulporganisatie in Parijs die voedsel uitdeelt, een twintigtal vrijwilligers en twee slots per week voor de keuken en de uitdeelrondes, meerdere weken vooruit gepland. Om te weten wie er zou zijn, gebruikte ze Framacalc, de gezamenlijke spreadsheet van Framasoft.

De tijd die het bijwerken van de spreadsheet kostte was niet het grootste probleem. Het probleem was dat niet iedereen het inschrijven voor elkaar kreeg.

Het uitgangspunt

Framacalc is een goed hulpmiddel: vrij, gratis, zonder account, gedragen door een vereniging waarvan het werk waardevol is. Voor een vrijwilligersorganisatie was het een logische keuze, en als spreadsheet valt er niets op aan te merken.

Aan de organisatiekant waren minstens vijf minuten per week nodig om de tabel bij te houden. Maar dat is niet waarom de organisatie overstapte.

De aanleiding: de telefoon

Verschillende vrijwilligers kregen het niet voor elkaar zich vanaf hun telefoon in te schrijven.

Dat is geen kwestie van goede wil. Een spreadsheet is niet gemaakt om met een vingertop te worden ingevuld: je moet inzoomen om de juiste cel te raken, een raster opzij schuiven, je naam typen terwijl het toetsenbord het halve scherm bedekt. Op een computer is dat niets. Op een telefoon is het een echte drempel, en de telefoon is vaak het enige apparaat dat je bij de hand hebt op het moment van inschrijven.

In een vrijwilligersorganisatie heeft zo'n drempel meestal een stille prijs. Wie zich niet kan inschrijven, meldt dat niet altijd: hij vraagt iemand het voor hem te doen, of hij laat het erbij.

Wat er veranderde

De organisatie verving haar tabel door een Kreneau-inschrijflijst. De twee wekelijkse slots staan er als lijst: je opent de link, tikt op «Inschrijven» bij het slot, typt je naam, bevestigt. Geen account, geen wachtwoord, geen raster om door te navigeren.

Het resultaat past in één zin: iedereen kreeg het voor elkaar, zonder enige uitleg vooraf.

«Verschillende vrijwilligers konden zich niet vanaf hun telefoon inschrijven. Vandaag gebruikt iedereen het, en we hebben niemand hoeven uitleggen hoe het werkt.»

De voorzitter van de organisatie

Dat is het punt dat het zwaarst telt voor een organisatie die op vrijwilligers draait: niemand had uitleg nodig om zich te kunnen inschrijven.

Mensen zonder internet inschrijven

Nog iets werd zeer gewaardeerd door de organisatie: de mogelijkheid om anderen in te schrijven, in het bijzonder mensen zonder internettoegang.

Het werkt eenvoudig: bij het inschrijven typ je een naam, en niets verplicht dat het je eigen naam is. Een vrijwilliger kan dus een plek reserveren voor iemand die telefonisch of persoonlijk heeft laten weten te komen. Die persoon staat op de lijst als elke andere inschrijving, en het team weet dat ze er zal zijn.

Een praktische tip als je meerdere mensen achter elkaar vanaf hetzelfde apparaat inschrijft: het naamveld neemt de laatst ingevoerde naam over. Controleer hem voor je elke inschrijving bevestigt.

De grenzen, eerlijk gezegd

Op één punt is er niets veranderd ten opzichte van Framacalc: de lijst draait op vertrouwen. Iedereen met de link kan hem aanpassen of een inschrijving verwijderen, en er zijn geen toegangsrechten te beheren. Ook Framacalc liet niet toe een deel van de tabel te beschermen: de enige optie was een alleen-lezenlink, die ook het inschrijven onmogelijk maakt.

Juist dat maakt het mogelijk dat iedereen een ander inschrijft zonder toestemming te vragen. Moet je precies kunnen sturen wie wat wijzigt, dan is geen van beide het juiste hulpmiddel.

De lijst houdt ook geen deelnamehistorie per vrijwilliger bij en stuurt geen herinnering voor de slots. Voor een twintigtal vrijwilligers en twee slots per week zijn dat geen gemis. Voor een organisatie die honderden vrijwilligers over een jaar volgt, met herinneringen en historie, past een volledig platform als SignUpGenius beter. Onze vergelijking tussen SignUpGenius en Kreneau helpt je kiezen tussen de twee.

Wat andere organisaties hieruit kunnen halen

• Test het inschrijven op een telefoon, niet op je computer. Daar zullen de meeste vrijwilligers het doen, en daar komen de drempels boven.
• Kijk wie zich niet inschrijft. Een hulpmiddel dat de handigsten past, kan de anderen stilletjes buitensluiten.
• Voorzie inschrijven door een ander. Sommige mensen zullen nooit online zijn, en ook zij horen bij het team.
• Zoek de echte drempel. Hier was dat niet in de eerste plaats de tijd voor de tabel, maar de toegang: zolang een deel van de vrijwilligers zich niet zelf kan inschrijven, telt de rest minder.

Verder lezen

Een klimvereniging maakte een vergelijkbare overstap, om andere redenen: de tijd die het elke week kostte en leden die de lijst niet meer open kregen. Haar weg van Google Sheet naar Kreneau staat hier beschreven.

Gebruik je Framadate ook voor je vergaderingen, dan is er geen reden om te wisselen: een datumpoll en een inschrijflijst doen niet hetzelfde werk. Het verschil staat hier uitgelegd. En om te zien hoe een lijst is opgezet voordat je je eigen maakt, de standaardopzet staat hier beschreven.

Staan de slots van je vrijwilligers al vast? Probeer de lijst hieronder en maak daarna die van je organisatie.