Associação beneficente: de Framacalc a Kreneau
Uma associação beneficente de Paris que distribui comida, uns vinte voluntários e dois horários por semana para a cozinha e as rondas de distribuição, planejados com várias semanas de antecedência. Para saber quem estaria presente, ela usava o Framacalc, a planilha colaborativa da Framasoft.
O tempo gasto para atualizar a planilha não era o problema principal. O problema era que nem todo mundo conseguia se inscrever.
O ponto de partida
O Framacalc é uma boa ferramenta: livre, gratuita, sem conta, mantida por uma associação cujo trabalho é valioso. Para uma organização sem fins lucrativos era uma escolha coerente, e como planilha não há nada a lhe reprovar.
Do lado da organização, eram necessários pelo menos cinco minutos por semana para manter a tabela atualizada. Mas não foi isso que decidiu a associação a mudar.
O estopim: o celular
Vários voluntários não conseguiam se inscrever pelo celular.
Não é uma questão de boa vontade. Uma planilha não foi feita para ser preenchida com a ponta do dedo: é preciso dar zoom para acertar a célula certa, arrastar uma grade de lado, digitar o nome enquanto o teclado cobre metade da tela. No computador é trivial. No celular é um obstáculo real, e o celular é muitas vezes o único aparelho à mão na hora de se inscrever.
Numa associação, esse tipo de obstáculo costuma ter um custo silencioso. Um voluntário que não consegue se inscrever nem sempre avisa: pede a alguém que faça por ele, ou desiste.
O que mudou
A associação substituiu sua tabela por uma folha de inscrição Kreneau. Os dois horários semanais aparecem como uma lista: abre-se o link, toca-se em «Inscrever-se» no horário, digita-se o nome, confirma-se. Sem conta, sem senha, sem grade para percorrer.
O resultado cabe numa frase: todo mundo conseguiu usá-la, sem nenhum treinamento.
«Vários voluntários não conseguiam se inscrever pelo celular. Hoje todo mundo usa, e não precisamos treinar ninguém.»
O presidente da associação
É o ponto que mais conta para uma organização que se apoia em voluntários: ninguém precisou ser treinado para começar a se inscrever.
Inscrever quem não tem internet
Outro aspecto foi muito apreciado pela associação: a possibilidade de inscrever outras pessoas, em particular as que não têm acesso à internet.
O funcionamento é simples: ao se inscrever, digita-se um nome, e nada obriga que seja o próprio. Um voluntário pode assim reservar uma vaga para alguém que avisou por telefone ou pessoalmente. Essa pessoa aparece na folha como qualquer outro inscrito, e a equipe sabe que ela virá.
Um conselho prático se você inscrever várias pessoas seguidas do mesmo aparelho: o campo do nome repete o último nome digitado. Confira antes de validar cada inscrição.
Os limites, ditos com franqueza
Num ponto nada mudou em relação ao Framacalc: a folha funciona na confiança. Qualquer pessoa com o link pode alterá-la ou remover uma inscrição, e não há direitos de acesso para gerenciar. O Framacalc também não permitia proteger uma parte da tabela: a única opção era um link somente leitura, que também impede a inscrição.
É isso que permite a qualquer um inscrever um terceiro sem pedir permissão. Se você precisa controlar com precisão quem altera o quê, nenhuma das duas é a ferramenta certa.
A folha também não guarda histórico de participação por voluntário, nem envia lembrete antes dos horários. Para uns vinte voluntários e dois horários por semana, não são lacunas. Para uma organização que acompanha centenas de voluntários ao longo do ano, com cobranças e histórico, uma plataforma completa como o SignUpGenius é mais adequada. A nossa comparação entre SignUpGenius e Kreneau ajuda a escolher entre os dois.
O que outras associações podem tirar disso
- Teste a inscrição num celular, não no seu computador. É ali que a maioria dos voluntários vai fazê-la, e é ali que os obstáculos aparecem.
- Repare em quem não se inscreve. Uma ferramenta que serve aos mais à vontade pode excluir em silêncio os outros.
- Preveja a inscrição por um terceiro. Algumas pessoas nunca estarão conectadas, e também fazem parte da equipe.
- Identifique o verdadeiro entrave. Aqui não era antes de tudo o tempo gasto na tabela, era o acesso: enquanto uma parte dos voluntários não puder se inscrever sozinha, o resto conta menos.
Para ir mais longe
Um clube de escalada fez uma mudança parecida, por razões diferentes: o tempo gasto toda semana e associados que não conseguiam mais abrir a folha. A passagem dele de Google Sheet a Kreneau está contada aqui.
Se você também usa o Framadate para suas reuniões, não há razão para mudar: uma enquete de datas e uma folha de inscrição não fazem o mesmo trabalho. A diferença está explicada aqui. E para ver como se estrutura uma folha antes de criar a sua, a estrutura padrão está descrita aqui.
Os horários dos seus voluntários já estão fixados? Experimente a folha abaixo e depois crie a da sua associação.