Association caritative : de Framacalc à Kreneau
Une association caritative parisienne qui distribue de la nourriture, une vingtaine de bénévoles et deux créneaux par semaine pour la cuisine et les maraudes, planifiés sur plusieurs semaines à l'avance. Pour savoir qui serait là, elle utilisait Framacalc, le tableur collaboratif de Framasoft.
Le temps passé à mettre à jour le tableur n'était pas le principal problème. Le problème, c'est que tout le monde n'arrivait pas à s'inscrire.
Le point de départ
Framacalc est un bon outil : libre, gratuit, sans compte, porté par une association dont le travail est précieux. Pour une structure associative, c'était un choix cohérent, et il n'y a rien à lui reprocher en tant que tableur.
Côté organisation, il fallait compter au moins cinq minutes par semaine pour tenir le tableau à jour. Mais ce n'est pas ce qui a décidé l'association à changer.
Le déclic : le téléphone
Plusieurs bénévoles n'arrivaient pas à s'inscrire depuis leur téléphone.
Ce n'est pas une question de bonne volonté. Un tableur n'est pas conçu pour être rempli du bout du doigt : il faut zoomer pour viser la bonne cellule, faire défiler une grille de côté, taper son nom pendant que le clavier recouvre la moitié de l'écran. Sur un ordinateur, c'est anodin. Sur un téléphone, c'est un vrai obstacle, et c'est souvent le seul appareil qu'on a sous la main au moment de s'inscrire.
Dans une association, ce genre d'obstacle a souvent un coût discret. Un bénévole qui n'arrive pas à s'inscrire ne le signale pas forcément : il demande à quelqu'un de le faire à sa place, ou il renonce. La participation dépend alors de la capacité de chacun à se débrouiller avec l'outil, plutôt que de sa disponibilité.
Ce qui a changé
L'association a remplacé son tableau par une feuille d'inscription Kreneau. Les deux créneaux hebdomadaires y sont présentés sous forme de liste : on ouvre le lien, on touche « S'inscrire » sur le créneau, on tape son nom, on valide. Pas de compte, pas de mot de passe, pas de grille à parcourir.
Le résultat tient en une phrase : tout le monde a réussi à s'en servir, sans aucune formation.
« Plusieurs bénévoles n'arrivaient pas à s'inscrire depuis leur téléphone. Aujourd'hui tout le monde s'en sert, et on n'a eu à former personne. »
Le président de l'association
C'est le point qui compte le plus pour une structure qui repose sur des bénévoles : personne n'a eu besoin d'être formé pour commencer à s'inscrire.
Inscrire ceux qui n'ont pas internet
Un autre aspect a été très apprécié par l'association : la possibilité d'inscrire d'autres personnes, en particulier celles qui n'ont pas accès à internet.
Le fonctionnement est simple : au moment de s'inscrire, on tape un nom, et rien n'oblige à ce que ce soit le sien. Un bénévole peut donc réserver une place pour une personne qui l'a prévenu par téléphone ou de vive voix. Cette personne apparaît sur la feuille comme n'importe quel inscrit, et l'équipe sait qu'elle sera là.
Un conseil pratique si vous inscrivez plusieurs personnes à la suite depuis le même appareil : le champ du nom reprend le dernier nom saisi. Vérifiez-le avant de valider chaque inscription.
Les limites, dites franchement
Sur un point, rien n'a changé par rapport à Framacalc : la feuille fonctionne sur la confiance. Toute personne qui a le lien peut la modifier ou retirer une inscription, et il n'y a pas de droits d'accès à gérer. Framacalc ne permettait pas non plus de protéger une partie du tableau : la seule option était un lien en lecture seule, qui empêche aussi de s'inscrire.
C'est ce qui permet à chacun d'inscrire un tiers sans demander d'autorisation. Si vous devez contrôler précisément qui modifie quoi, ni l'un ni l'autre n'est l'outil adapté.
La feuille ne garde pas non plus d'historique de participation par bénévole, et n'envoie pas de rappel avant les créneaux. Pour une vingtaine de bénévoles et deux créneaux par semaine, ce ne sont pas des manques. Pour une structure qui suit des centaines de bénévoles sur l'année, avec relances et historique, une plateforme complète comme SignUpGenius est plus adaptée. Notre comparaison entre SignUpGenius et Kreneau aide à choisir entre les deux.
Ce que d'autres associations peuvent en retenir
- Testez l'inscription sur un téléphone, pas sur votre ordinateur. C'est là que la plupart des bénévoles la feront, et c'est là que les obstacles apparaissent.
- Regardez qui ne s'inscrit pas. Un outil qui convient aux plus à l'aise peut exclure silencieusement les autres.
- Prévoyez l'inscription par un tiers. Certaines personnes ne seront jamais en ligne, et elles font aussi partie de l'équipe.
- Identifiez le vrai frein. Ici, ce n'était pas d'abord le temps passé à tenir le tableau, c'était l'accès : tant qu'une partie des bénévoles ne peut pas s'inscrire seule, le reste compte moins.
Pour aller plus loin
Un club d'escalade a fait un changement comparable, pour des raisons différentes : le temps passé chaque semaine, et des adhérents qui n'arrivaient plus à ouvrir la feuille. Son passage de Google Sheet à Kreneau est raconté ici.
Si vous utilisez aussi Framadate pour vos réunions, il n'y a pas de raison d'en changer : un sondage de date et une feuille d'inscription ne font pas le même travail. La différence est expliquée ici. Et pour voir comment se structure une feuille avant de créer la vôtre, la structure type est décrite ici.
Vos créneaux de bénévoles sont déjà fixés ? Essayez la feuille ci-dessous, puis créez celle de votre association.