Organizacja pomocowa: z Framacalc do Kreneau

Paryska organizacja pomocowa rozdająca żywność, dwudziestu wolontariuszy i dwa terminy tygodniowo na kuchnię i wydawanie posiłków, planowane kilka tygodni naprzód. Żeby wiedzieć, kto będzie, korzystała z Framacalc, wspólnego arkusza Framasoftu.

Czas poświęcany na aktualizowanie arkusza nie był głównym problemem. Problemem było to, że nie wszystkim udawało się zapisać.

Punkt wyjścia

Framacalc to dobre narzędzie: wolne, darmowe, bez konta, prowadzone przez stowarzyszenie, którego praca jest cenna. Dla organizacji pozarządowej był to spójny wybór i jako arkuszowi nie można mu nic zarzucić.

Po stronie organizacyjnej trzeba było co najmniej pięciu minut tygodniowo, żeby utrzymać tabelę w porządku. Ale nie to skłoniło organizację do zmiany.

Iskra zapalna: telefon

Kilku wolontariuszom nie udawało się zapisać z telefonu.

To nie kwestia dobrej woli. Arkusz nie jest pomyślany do wypełniania opuszkiem palca: trzeba powiększać, żeby trafić we właściwą komórkę, przesuwać siatkę na boki, wpisywać swoje imię, gdy klawiatura zasłania pół ekranu. Na komputerze to drobiazg. Na telefonie to prawdziwa przeszkoda, a telefon jest często jedynym urządzeniem pod ręką w chwili zapisu.

W organizacji taka przeszkoda ma zwykle cichy koszt. Wolontariusz, któremu nie udaje się zapisać, nie zawsze to zgłasza: prosi kogoś, żeby zrobił to za niego, albo rezygnuje.

Co się zmieniło

Organizacja zastąpiła swoją tabelę listą zapisów Kreneau. Dwa cotygodniowe terminy są przedstawione jako lista: otwiera się link, dotyka „Zapisz się" przy terminie, wpisuje imię, zatwierdza. Bez konta, bez hasła, bez siatki do przemierzania.

Wynik mieści się w jednym zdaniu: wszyscy sobie poradzili, bez żadnego szkolenia.

„Kilku wolontariuszom nie udawało się zapisać z telefonu. Dziś korzystają z tego wszyscy i nikogo nie musieliśmy szkolić."

Prezes organizacji

To punkt, który dla struktury opartej na wolontariuszach liczy się najbardziej: nikt nie potrzebował szkolenia, żeby zacząć się zapisywać.

Zapisywanie osób bez internetu

Jeszcze jedno zostało bardzo docenione przez organizację: możliwość zapisywania innych osób, w szczególności tych bez dostępu do internetu.

Działa to prosto: przy zapisie wpisuje się imię i nic nie wymaga, żeby było własne. Wolontariusz może więc zarezerwować miejsce dla kogoś, kto uprzedził go telefonicznie albo osobiście. Ta osoba pojawia się na liście jak każdy inny zapisany, a zespół wie, że będzie.

Praktyczna wskazówka, jeśli zapisujesz kilka osób po kolei z tego samego urządzenia: pole imienia podstawia ostatnio wpisane imię. Sprawdź je przed zatwierdzeniem każdego zapisu.

Ograniczenia, powiedziane wprost

W jednym punkcie nic się nie zmieniło względem Framacalc: lista działa na zaufaniu. Każdy, kto ma link, może ją zmienić albo usunąć zapis, i nie ma uprawnień dostępu do zarządzania. Framacalc też nie pozwalał chronić części tabeli: jedyną opcją był link tylko do odczytu, który uniemożliwia również zapis.

To właśnie pozwala każdemu zapisać osobę trzecią bez proszenia o zgodę. Jeśli musisz dokładnie kontrolować, kto co zmienia, żadne z tych dwóch narzędzi nie jest właściwe.

Lista nie przechowuje też historii uczestnictwa poszczególnych wolontariuszy i nie wysyła przypomnień przed terminami. Przy dwudziestu wolontariuszach i dwóch terminach tygodniowo to nie są braki. Przy organizacji prowadzącej setki wolontariuszy przez cały rok, z przypomnieniami i historią, lepiej pasuje pełna platforma taka jak SignUpGenius. Nasze porównanie SignUpGenius i Kreneau pomaga wybrać między nimi.

Co inne organizacje mogą z tego wynieść

• Przetestuj zapis na telefonie, nie na swoim komputerze. To tam zrobi to większość wolontariuszy i tam ujawniają się przeszkody.
• Patrz, kto się nie zapisuje. Narzędzie, które odpowiada najbardziej obytym, może po cichu wykluczyć pozostałych.
• Przewidz zapis przez osobę trzecią. Niektórzy nigdy nie będą online, a też należą do zespołu.
• Znajdź prawdziwą przeszkodę. Tutaj nie był to przede wszystkim czas nad tabelą, tylko dostęp: dopóki część wolontariuszy nie może zapisać się sama, reszta liczy się mniej.

Dalej

Klub wspinaczkowy przeszedł podobną zmianę z innych powodów: czas poświęcany co tydzień i członkowie, którzy przestawali otwierać listę. Jego drogę z Google Sheet do Kreneau opisano tutaj.

Jeśli używasz też Framadate do swoich zebrań, nie ma powodu do zmiany: ankieta terminowa i lista zapisów nie robią tej samej roboty. Różnicę wyjaśniono tutaj. A żeby zobaczyć, jak zbudowana jest lista, zanim utworzysz własną, wzorcowy układ jest opisany tutaj.

Terminy waszych wolontariuszy są już ustalone? Wypróbuj listę poniżej, a potem utwórz listę swojej organizacji.