Kreneau: a alternativa ao Doodle e ao Framadate

Doodle e Framadate são sondagens: a função deles é encontrar uma data. Propõem-se várias opções, cada um marca as suas disponibilidades e fica-se com a que serve a mais gente. Para decidir a data de uma reunião é exatamente a ferramenta certa, e nada do que se segue diz o contrário.

O problema surge quando se usam para outra coisa: fazer com que as pessoas se inscrevam em horários já fixados. Aí a ferramenta começa a trabalhar contra si, e não é uma questão de gosto, mas da forma da tabela.

Uma sondagem e uma folha de inscrição não são a mesma coisa

Uma sondagem de datas responde à pergunta «quando?». Compara algumas datas possíveis entre si para ficar com uma. A tabela é feita para isso: poucas colunas, uma linha por pessoa, e o resultado lê-se contando que colunas ficaram mais preenchidas.

Uma folha de inscrição responde a uma pergunta completamente diferente: «quem vem a quê?». As datas já não competem, coexistem todas. Não se trata de eliminar nenhuma, mas de saber quem estará na terça e quem estará na quinta.

Estas duas perguntas produzem tabelas de formas opostas, e é por isso que uma mesma ferramenta não pode fazer bem as duas coisas.

O que acontece na prática

Imagine um clube que mete os treinos do trimestre numa sondagem: três sessões por semana durante doze semanas, ou seja trinta e seis colunas. Respondem quarenta sócios.

Obtém uma tabela de quarenta linhas por trinta e seis colunas, perto de 1500 células, na sua esmagadora maioria vazias. O sócio que só vem a uma sessão ocupa na mesma uma linha inteira estendida por todas as trinta e seis datas, com uma única caixa marcada algures. Para saber quem vem ao treino de quinta é preciso deslocar-se na horizontal até à coluna certa e depois percorrê-la na vertical ao longo de quarenta linhas.

Num telemóvel, essa leitura é simplesmente impossível. E no dia em que alguém desiste, ninguém dá por isso: a linha continua lá, apenas tem menos uma caixa em 1500.

Não é um defeito do Doodle nem do Framadate. É o que acontece quando se pede a uma matriz de comparação que faça o trabalho de uma lista.

Em comparação

Uma linha merece destaque, porque muitas vezes decide sozinha: nenhuma das três obriga os participantes a criar conta. A diferença não está aí. Está na forma da tabela e naquilo que nela se pode declarar.

Quando os horários são conhecidos de antemão

Kreneau só coloca a segunda pergunta. Os horários são conhecidos de antemão (as sessões da semana, os turnos do mês, os horários de um curso) e cada um inscreve-se naqueles que lhe convêm. Sem votação, sem data a desempatar.

Cada horário tem um intervalo, uma descrição e, se precisar, um número mínimo ou máximo de participantes. Um horário cheio assinala-se sozinho: ninguém se pode acrescentar e não há contador nenhum para gerir à mão.

Também pode definir papéis dentro de um mesmo horário, até oito. Numa distribuição, «condutor» e «acompanhante»; num curso, «formador» e «formando»; cada um com o seu próprio limite de vagas. Ao inscrever-se, o participante escolhe o seu papel. É precisamente aquilo que uma sondagem de datas não consegue exprimir: para ela, uma caixa marcada é uma caixa marcada.

O modelo, quando o calendário se repete

Nesta altura surge quase sempre uma objeção: «está bem, mas os meus treinos são os mesmos todas as semanas, vou ter de os escrever doze vezes?»

Não. Define um modelo, ou seja, uma semana de referência: sete dias com os seus horários, intervalos e papéis, exatamente como quer que uma semana normal se apresente. Pode construí-lo do zero ou preenchê-lo a partir de uma semana que já tenha introduzido. Dá-lhe um nome e guarda-o. O botão chama-se assim, «Modelo», no modo de edição.

Depois gera: escolhe a semana de início num calendário e depois o número de semanas, até quatro de uma vez, em semanas ainda vazias. Os dias chegam com todos os horários no lugar e, evidentemente, sem as inscrições: são datas novas, não cópias das antigas.

Pode guardar dois modelos por folha. Na prática é o que basta para distinguir os dois ritmos que quase todas as estruturas têm: a semana normal e a semana de férias escolares, ou a semana de época e a reduzida.

É aqui que a diferença face a uma sondagem passa a ser estrutural, e não prática. Doodle e Framadate não têm qualquer noção de semana recorrente, e não a podem ter: uma sondagem compara datas entre si, não conhece o ritmo que as produziu. Cada novo período recomeça com uma tabela vazia, a preencher coluna a coluna.

Uma precisão para não o deixar com uma ideia falsa: uma folha cobre 42 dias futuros, ou seja seis semanas. O modelo não fabrica portanto uma época inteira num só gesto. O ritmo realista é este: uma semana introduzida uma vez, um mês gerado em poucos cliques, e recomeça-se no mês seguinte. Para um clube, isso significa preparar as inscrições uma vez por mês em vez de manter uma folha de cálculo continuamente - a montagem completa para um clube está descrita aqui.

Como proceder

1. Crie a folha. Um clique na página inicial. Sem registo, sem conta, nem sequer para si.
2. Coloque os seus dias. Uma folha cobre até 42 dias futuros, seis semanas. Os dias passados não contam: a mesma folha pode servir o ano inteiro, acrescentando as semanas à medida que avança.
3. Acrescente os horários. Até 21 por dia, com intervalo, descrição e limites de vagas.
4. Duplique em vez de reescrever. Um horário duplica-se logo abaixo, com o intervalo deslocado; também se duplicam um dia inteiro e uma semana inteira. É o gesto útil para um ajuste pontual; para um calendário que se repete, use antes o modelo descrito acima.
5. Partilhe a ligação. Os participantes escrevem o nome, se quiserem um comentário, e está feito.

Pode alterar a folha a qualquer momento: as inscrições já feitas mantêm-se.

Os erros que saem mais caros

Querer preparar tudo de uma vez. É o que produz a tabela ilegível descrita acima. Numa folha de inscrição prepara-se antes as semanas que vêm, um mês de cada vez, na mesma folha: os dias passados recolhem-se sozinhos numa secção fechada.

Não pôr máximo. Sem limite, descobre o excesso de inscrições no próprio dia. O máximo não é uma burocracia: é o que lhe evita telefonar a alguém para lhe dizer que fique em casa.

Descrever os horários de forma vaga. «Terça às 18h» não diz se é a turma de iniciação ou a avançada. A descrição existe precisamente para evitar inscrições no sítio errado.

Continuar a copiar para uma folha de cálculo. É o reflexo mais persistente e o mais caro: assim que existe uma segunda fonte de verdade, as duas divergem. E manter uma folha de cálculo atualizada custa mais do que parece: um clube de escalada gastava-lhe pelo menos dez minutos por semana, formatação e verificação de datas incluídas, antes de mudar.

E se o que usa é o Framadate

O Framadate é software livre, gratuito, mantido por uma associação que faz um trabalho valioso. Se o usa para aquilo para que foi feito, encontrar uma data comum, não há razão nenhuma para mudar, e o Kreneau não o vai substituir.

O caso em que a questão se coloca é mais estreito: tem horários fixos, quer que as pessoas se inscrevam neles e está a lutar com uma tabela que cresce na direção errada. Só esse caso. O mesmo raciocínio vale para o Framacalc, a folha de cálculo da Framasoft: uma associação beneficente deixou-a por uma razão muito concreta, vários voluntários não conseguiam inscrever-se pelo telemóvel.

O ponto em comum que conta: tal como no Framadate, a ligação partilha-se tal como está e ninguém tem de criar conta para se inscrever.

Qual escolher

A pergunta cabe numa frase: a data ainda está por decidir?

• Sim, ainda procuramos quando. Doodle ou Framadate. É o ofício deles, fazem-no bem, e uma folha de inscrição não lhe serve de nada.
• Não, os horários já estão postos. É o trabalho de uma folha de inscrição, e é tudo o que o Kreneau faz.

Se a sua necessidade se parece mais com uma plataforma completa, com pagamentos, quotas e termos de responsabilidade para assinar, a comparação útil não é esta: veja antes Kreneau face ao SignUpGenius.

E se preferir ver primeiro como é uma folha bem estruturada antes de criar a sua, a estrutura tipo está descrita aqui.

Os seus horários já estão fixados e só quer que as pessoas se inscrevam? É exatamente o que faz a folha abaixo: experimente-a e crie depois a sua.