クライミングクラブ：Google スプレッドシートから Kreneau へ

会員およそ百名、週に十枠、誰がどの回に来るのかを Google スプレッドシートで管理していたパリのクライミングクラブ。とても広く見られるやり方で、しばらくは機能し、やがて得られるものより高くつくようになりました。

出発点

仕組みは単純でした。共有した表計算に、会員が回の横へ自分の名前を書き込む。この規模のクラブなら自然な反射です。誰もが知っている道具で、無料で、リンクで共有できます。

問題は最初は見えませんでした。使ううちに、週を追うごとに現れてきました。

表計算が実際に払わせていた代償

毎週の時間。 翌週を用意する必要がありました。枠を書き写し、書式を立て直し、日付が正しい曜日に対応しているか確認する。少なくとも週に十分、ひと月で四十分以上。新しいものを何も生まない作業にです。

維持しなければならない書式。 百人ほどに開かれた表計算は、放っておいてきれいなままではいられません。セルが一つずれる、行が一つ変な場所に挿入される。それだけで、ほかの全員にとって読みにくくなります。定期的に整え直す必要がありました。

日付を間違える危険。 表計算では、「火曜 14 日」が本当に火曜に当たる保証も、前の週の日付を写していない保証もありません。この種の間違いは、誰かが違う回に現れる日まで気づかれないことがあります。

シートを開けなくなる会員。 クラブを乗り換えさせたのはこの点です。リンクは本来、全員に表の編集権限を与えていました。それでもクラブのメールには、行き詰まった会員から「編集者」権限を求める依頼が定期的に届きました。ファイルを開くのに毎回リンクを手で貼り直さなければならない人もいました。以前はその必要がなかったのにです。スマートフォンのアプリからは開けず、パソコンでは問題なく開ける人もいました。何が妨げているのかは、ついに誰にも分かりませんでした。

うまくいく方法は一つだけでした。新しいシートを作り、新しいリンクを各所で共有し直すこと。クラブの WhatsApp グループで、ウェブサイトで、特定の曜日に登れる提携団体にも。この種の出来事が何度目かになったとき、クラブは道具を変えることにしました。

何を用意したか

クラブは自分たちの枠を Kreneau の登録シート上に作り直しました。

スロットの中の役割。 各回で指導者と登る人を区別します。申し込むときに各自が役割を選び、シートはその回に指導がついているかを直接示します。名前を数え直す必要はありません。

通常の一週間のテンプレート。 週十枠を一度だけ書き、テンプレートとして保存しました。次の週を用意する作業は、もう表を書き写すことではありません。開始する週と週数を選べば、枠が生成され、申し込みは入っていません。

「毎週、表を作り直し、書式を整え直し、日付を確認するのに少なくとも十分は使っていました。今はテンプレートができているので、三クリックでその月が公開されます。」

クラブの日程担当者

もう間違えようのない日付。 シートでは日付をカレンダーから選び、曜日は日付から計算されます。「火曜 14 日」が水曜に表示されることは、もう起こりません。

もう変わらないリンク。 そのまま開けて、アカウントもアクセス申請も要らず、スマートフォンでもパソコンでも同じです。そして月が変わっても同じままです。新しい週は同じシートの中に生成されるからです。グループやサイト、提携団体に伝えたリンクを差し替える必要はもうありません。

会員にとって変わったこと

クラブは、練習の出席が増え、連絡のない欠席が減ったと見ています。

その理由としてクラブが挙げるのは単純なことです。道具が使いやすいので、会員は申し込みをためらわなくなり、何より取り消しをためらわなくなりました。表計算で自分の行を探して名前を消すのは、多くの人がやらずに済ませてしまう手間でした。シートなら二クリックです。

結果として、登録シートは現実によく合うようになりました。表示される申込者数が、実際に来る人数に近づき、指導者はより確かな情報をもとに回の準備ができます。

限界も、はっきりと

Kreneau のシートにはアクセス権限が一切ありません。リンクを持つ人は誰でも編集し、申し込みを取り消せます。

このクラブにとっては失うものではありません。Google スプレッドシートのリンクもすでに全員に編集を許していましたし、表は誰が何を変えるかを管理するためのものではなかったからです。誰が何を変更できるかを本当に制限する必要がある団体や、変更の履歴を残したい団体は、別の道具を選ぶことになります。

シートは会費や登録証、診断書も扱わず、練習前のリマインダーも送りません。それらは別に扱うことになります。

ほかのクラブが持ち帰れること

• 表計算に実際かかっている時間を測る。 週に十分は些細に見えますが、シーズン分を足すと違って見えます。
• 申し込みやすさだけでなく、取り消しやすさを見る。 リストが実際の出席を映すかどうかは、これで決まります。
• 指導を見えるようにする。 最小人数を設定した「指導者」の役割があれば、体育館の前で問題に気づかずに済みます。
• 月単位で用意する。 シートが扱えるのは今後 42 日。一か月ずつ生成するのが、クラブの自然なリズムに合います。

手順の全体はスポーツクラブの申し込みを整理するガイドで説明しています。登録シートと日程アンケートのどちらにするかまだ迷っているなら、Doodle と Framadate の比較が、なぜ同じ道具ではないのかを説明しています。

別の団体も、違う理由から似た移行をしています。Framacalc を離れた支援団体です。ボランティアがスマートフォンから登録できなかったためでした。

クライミングの枠が並んだシートを見てみますか。下のシートを試してから、ご自分のクラブのシートを作ってください。シート全体の構成については、こちらで説明しています。