学校・学童のための登録シート

学校でも学童でも、申し込みには一つの特徴があります。申し込むのは同僚でも、あなたの道具に慣れた会員でもありません。保護者です。移動の合間に、スマートフォンで、多くは夜にメッセージを読みます。十分間の面談を予約するためにアカウントを作る気などまったくありません。

ほかのことはすべてそこから決まります。学校向けの申し込みの道具は、機能では測れません。測れるのはただ一つ、初めてリンクを開いた保護者が、助けなしに申し込めるかです。

この問題が起きる場面

日程はほぼ常に、先に学校側が決めています。足りないのは、誰が来るのかという情報です。

保護者面談。 十分か十五分の個別面談、一枠に一名。いちばん古典的な場面であり、教室の前に貼った紙のリストがいちばん早く限界を見せる場面でもあります。

校外学習。 日程は決まっていて、引率が足りません。必要な人数はきっちり決まっていて、一人多くても困ります。

学校のお祭り。 時間帯ごとに担当する出店。飲み物、ゲーム、設営、片付け。どの時間帯にも複数の保護者が必要で、担当も分かれます。

放課後の預かり。 学童や放課後の活動では、家庭が半日や午後の枠を週ごとに予約します。休暇中はリズムが変わります。

休暇中の活動や外出。 陶芸、プール、公園への外出。定員は指導者の人数やバスの座席で決まります。

保護者に対して機能すること

アカウントもアプリも不要。 保護者はリンクを開き、枠を選び、名前を入力し、確定します。考える必要のあるパスワードも、迷惑メールから探し出す確認メールもありません。

まずスマートフォン。 シートは小さな画面でも、拡大したり表を横にずらしたりせずに読めます。多くの保護者が開くのはそこです。

家庭の言語で表示されるボタン。 画面は九言語の中から、ブラウザーの言語で自動的に表示されます。あなたが書いた内容（タイトルや説明）はそのまま残りますが、ボタンや日付、メッセージは保護者の言語で読めます。日本語に不安のある家庭にとっては、自分で申し込めるか誰かに頼むかの分かれ目になることがよくあります。

名前は自由に。 保護者は好きな名前を入力します。自分の名前でも、子どもの名前でも、「レオの母」でも。あなたはシートの説明欄に方針を書くだけです。

シートを用意する

シートを作る。 トップページから一クリック、アカウント不要です。
保護者がメッセージ一覧で見分けられるタイトルを付ける。 「申し込み」ではなく「3 年 B 組 - 保護者面談」。
説明欄に案内を書く。 どの名前を書くか、どこで行うか、何を持参するか。
日付とスロットを追加する。 各スロットには時間帯、短い説明、必要なら参加者の最小人数と最大人数が付きます。
入力し直さず複製する。 スロットはすぐ下に複製され、時間帯もその分ずれるので、面談の一晩分が数クリックで組み上がります。
家庭が実際に読む経路でリンクを共有する。 連絡アプリ、連絡帳、クラスのメール、保護者のグループ。

場面別の三つの設定

個別面談は最大人数 1。 各スロットは一組だけを受け付け、埋まった時点で閉じます。同じ時間に二組が重なることはありません。規模の目安として、16 時 30 分から 20 時までを十分刻みにすると、ちょうど 21 スロット。シート一日分の上限と同じです。

引率は最小人数と最大人数。 最小人数は、それを下回ると校外学習が実施できない保護者の数を示します。届かないあいだ、そのスロットにはオレンジ色の警告が出て、すべての保護者に見えます。これで一人二人、あとから手を挙げてくれることがよくあります。最大人数があれば、出発の朝に誰かを断らずに済みます。

お祭りの出店は役割で。 一つのスロットには役割を最大八つまで持たせられます。それぞれに名前、絵文字、定員があります。「飲み物」に三人、「ゲーム」に二人、「片付け」に四人。保護者は申し込むときに役割を選び、あなたはどの出店に人手が足りないかをひと目で把握できます。

毎週戻ってくる預かり

放課後や学童の枠は、毎週入力し直さないでください。

通常の一週間を書き、編集モードの「テンプレート」ボタンでテンプレートとして保存します。そのうえで次の週を生成します。開始する週をカレンダーで選び、一度に最大四週間まで、まだ空いている週に、申し込みの入っていない状態で作れます。

シート一枚につきテンプレートを二つ持てます。多くの施設に必要なのはこれです。学期中用と休暇中用。

シートが扱えるのは今後 42 日ですが、数に入るのはこれから来る日だけです。一年分の預かりも同じシートのまま、期間ごとに週を生成していけます。四月に家庭へ渡したリンクは、三月になってもそのまま使えます。

別のクラスのシートを使い回す

うまくできたシートは、同僚から尋ねられます。シートを開いた人は誰でも**「このモデルを使う」**を押せます。同じタイトル、同じ説明、これから来る日付とそのスロット、テンプレートを引き継いだ新しいシートができ、申し込みは一つも入っていません。

日付はそのまま保たれます。全クラスで同じ日に行う面談の晩には便利です。隣のクラスの先生がシートを複製し、タイトルを変え、自分のリンクを共有します。

いちばん高くつく間違い

学校全体で一枚のシート。 1 年生の保護者が 6 年生の枠をたどる必要はありません。クラスごと、行事ごとに分ければ読めるままです。

名前の案内を忘れる。 これがないと、三つの家庭から「ゆうこ」「田中」「母」が届きます。

リンクを一つの経路だけで共有する。 連絡アプリを見ない家庭もあれば、保護者グループにいない家庭もあります。経路を二つにするのに一分もかかりません。

紙のリストを並行して持つ。 二つのリストは必ず食い違い、当日見るのは間違ったほうです。

このシートがしないこと

リンクを送る前に知っておいてください。

署名済みの保護者同意書を集めませんし、お金も預かりません。校外学習費も給食費もです。申し込みに署名や支払いが伴う必要があるなら、SignUpGenius のような本格的なプラットフォームが必要です。SignUpGenius と Kreneau の比較が、二つのどちらを選ぶかの助けになります。

面談前に保護者へリマインダーを送りませんし、正式な出席簿の代わりにもなりません。

そして信頼の上に成り立っています。管理する権限はなく、リンクを持つ人は誰でもシートを編集し、申し込みを取り消せます。これは、リンクを知る全員に編集を許して共有するふつうの Google スプレッドシートでも同じです。だからこそ保護者にとって簡単なのです。誰が何を変更できるかを細かく管理する必要があるなら、これは適した道具ではありません。

そして日程そのものがまだ決まっていないなら、たとえば年度初めの保護者会をいつ開くか決める段階なら、必要なのはアンケートです。Doodle と Framadate の比較が違いを説明しています。

さらに詳しく

学童が休暇中に開く講座については、手順をこちらで詳しく説明しています。自分のシートを作る前に構成を見ておきたい場合は、標準的な構成をこちらで説明しています。

スロットは決まっていて、あとは保護者を待つだけですか。下のシートを試してから、ご自分のシートを作ってください。