講座・ワークショップ・研修の申し込みを整理する方法

日程はもう決めました。講座は二月の休暇週をまるごと使い、ワークショップは土曜日に三回続けて開き、研修は二つの日程から選んでもらう。スロットは存在し、確定しています。あとは一つだけ、誰が何に来るのかを知ることです。

ここで多くの主催者は表計算ソフトを開き、専用のメールアドレスを用意し、あるいはその両方をします。そしてここから、目に見えない仕事が始まります。書き写し、催促し、数え直す。

この記事が説明するのは別の進め方です。オンラインの登録シートを使います。すべての場合に向くわけではなく - どんな場合に向かないかは記事の最後に書きます - しかし向く場合には、十分ほどで片がつきます。

講座に特有のこと

講座、ワークショップ、研修は、一回きりのイベントとも、恒常的な予定表とも違います。それは区切られた連なりです。数日間、数回の回、始まりと終わりがあります。

この形からは、実務上三つの帰結が生まれます。

第一に、参加者は必ずしも全部に申し込むわけではありません。五日間の講座なら、一週間まるごと取る人もいれば、午前二回だけの人もいます。「参加します」というボタンが一つあるだけでは足りません。各回に別々に申し込める必要があります。

第二に、回は互いに置き換えられません。「火曜 14 時 - 初心者」と「火曜 14 時 - 経験者」は同じ人に向けたものではありません。シートがこの違いを担えなければ、参加者はスロットを取り違え、あなたは前日を電話で過ごすことになります。

第三に、一つの回はしばしば二種類の人を迎えます。参加者と、進行役が一人か二人。この二つを同じ合計に数えても、使える数字にはなりません。

実際に出会う三つの場合

連続した数日間の講座。 学校の休暇、スポーツ講座、文章講座。シート一枚、五日間、一日に一つか二つのスロット。いちばん単純な場合で、シートの構成がそのまま日程表になります。

繰り返される単発のワークショップ。 毎月第一土曜日の修理ワークショップ、毎週火曜日のデジタル相談。ここでは日付が先へ先へと伸び、面倒になるのは入力すべきスロットの数です - 生成してしまわないかぎりは。後述します。

複数回に分けた研修。 同じ内容を三回提供し、各自が日程を選ぶ。スロットは足し合わされるのではなく、互いに代わりになります。シートは三つの選択肢を並べて示し、申し込む人たちの目の前で配分が自然に決まります。一つの回が埋まれば、次の人はおのずと別の回を取ります。

シートを用意する

シートを作る。 トップページから一クリック。登録も不要、アカウントも不要、あなた自身にも不要です。シートは即座に存在し、あなたはもうその上にいます。
参加者が見て分かる名前を付ける。 「陶芸講座 - 二月休暇」であって、「講座 2026 v3 最終」ではありません。文脈が自明でなければ説明も添えます。場所、持ち物、対象年齢。
日付を追加し、次にスロットを追加する。 各スロットには時間帯、説明、そして望むなら参加者の最小人数と最大人数が付きます。
スロットの説明をきちんと書く。 電話をいちばん減らせるのがこの点です。「14 時 - 16 時」は何も伝えません。「14 時 - 16 時 - ろくろ、初心者」はすべてを伝えます。
入力し直さず複製する。 スロットはすぐ下に複製され、時間帯はその分ずれます。一日分、一週間分の複製もできます。
リンクを共有する。 参加者は名前を入力し、望めばコメントを添えるだけです。アカウントもパスワードも、確認メールもありません。

シートはあとからでも編集できます。スロットを足す、時間帯を直す、説明を長くする - すでに入っている申し込みはそのまま残ります。

定員：ひとりでに片づくこと

各スロットは参加者の最小人数と最大人数を受け付けます。

いちばんよく使うのは最大人数です。達した時点でスロットは満員と表示され、誰も追加できなくなります。あなたが数を数えておく必要も、残りを見張る必要もありません。そして何より、一人多かったと誰かに電話して説明する必要が決してありません。

最小人数はもっと控えめですが、講座では本当に役に立ちます。その回が成立しなくなる下限を目に見えるようにするからです。申し込んだ人たちは木曜日にあと二人足りないことを見て取ります。この情報は、あなたからの連絡よりずっとよく伝わります。

一つのスロットが二種類の人を迎えるとき

一つのスロットには役割を最大八つまで持たせられます。それぞれに名前、絵文字、定員があります。

ワークショップなら「進行役」と「参加者」。講座の校外活動なら「引率」と「子ども」。実習型の研修なら「講師」「受講者」、さらに「見学」があってもよいでしょう。参加者は申し込むときに役割を選びます。

これが「12 人申し込み」と「受講者 10 人と講師 2 人」の違いです - 後者の一文はその回が成立するかどうかを教えてくれますが、前者は教えてくれません。

役割を一つも設定しなければ、スロットは全体の上限が一つあるだけの単純なリストとして振る舞います。多くの場合、それで十分です。

繰り返し戻ってくるワークショップ：テンプレート

ワークショップが同じ形で繰り返されるなら、入力し直さないでください。

テンプレート、つまり基準となる一週間を定義します。スロット、時間帯、役割を、通常の一週間がこう見えてほしいという形のまま作ります。ゼロから組み立ててもよいし、すでに入力した週から事前に埋めることもできます。名前を付けて保存します - 編集モードのボタンも「テンプレート」という名前です。

そのうえで生成します。開始する週をカレンダーで選び、次に週数を選びます。一度に最大四週間まで、まだ空いている週に作れます。日付はすべてのスロットが所定の位置に入った状態で現れ、当然ながら申し込みは入っていません。古い日付の複製ではなく、新しい日付だからです。

シート一枚につきテンプレートを二つ保存できます。実際のところ、通常の週と休暇の週を区別するにはこれで足ります。

始める前に知っておきたい制限

シート一枚が扱えるのは今後 42 日、六週間で、一日あたり最大 21 スロットです。

講座にとっては窮屈な制限ではありません。一週間の講座なら十分すぎるほど収まります。一学期にわたる研修でも、シートを何枚も作る必要はありません。数に入るのはこれから来る日だけなので、同じシートに回を足していけばよく、リンクも変わりません。過ぎた回は「過去の日」の欄に収まり、初期状態ではたたまれています。

よく組み立てられたシートがどんなものかを見たい場合は、標準的な構成をこちらで説明しています。

いちばん高くつく間違い

最大人数を設定しない。 上限がないと、定員超過に気づくのは当日、会場の前です。

説明のないスロット。 「土曜 10 時」だけでは、並行して開かれる二つのワークショップを見分けられません。間違った場所に申し込みが入り、手作業で移すことになります。

表計算に書き写し続ける。 これはいちばん根強い癖です。真実の情報源が二つできた瞬間から、両者はずれていき、そして誰かが見るのはいつも間違ったほうです。

すべてを一枚のシートに載せる。 二月の講座と復活祭の講座は同じ参加者層ではありません。シート二枚、リンク二本、参加者層二つ。それぞれが自分に関係するものだけを見ます。

このシートがしないこと

方向を間違えると時間を失うので、はっきり書いておきます。

お金を預かりません。前金も、講座費のオンライン決済も、チケット販売もありません。申し込みと支払いが同じ一つの動作でなければならないなら、SignUpGenius のような本格的なプラットフォームが必要です。SignUpGenius と Kreneau の比較で、何が上乗せされ、その代わりに何を求められるかを説明しています。

署名済みの同意書を集めませんし、年をまたいだ氏名入りの履歴も残しません。主催者アカウントがなければ、それらを結び付ける申告された身元が存在しないからです。

そして日程がまだ決まっていないなら、これも適した道具ではありません。必要なのはアンケートで、Doodle と Framadate の比較がまさにその場合を扱っています。

逆に、講座が学校や学童で開かれ、リンクの向こう側に保護者がいるなら、そのケースはこちらで詳しく説明しています。

まとめ

日程は決まり、定員は数えられ、リンクは送られました。表計算に一晩、催促に三巡を要していたことが、誰もが自分のスマートフォンから読める一ページに収まります。

スロットはもう決まっていますか。下のシートを試してから、ご自分のシートを作ってください。